Mõisa broneerimissüsteem: mida mõis päriselt vajab

Mõisa broneerimissüsteem peab oskama rohkemat kui ühe saali kalender: pulmad, seminarid, majutus, terve maja korraga, ettemaksud ja pikk kirjavahetus kuude jooksul. Allpool on nimekiri sellest, mida mõis peaks süsteemilt nõudma, ja küsimused, mida tasub enne valikut esitada.

Miks mõis ei ole tavaline ruumirendi koht

Seminariruumi rendid on enamasti lühikesed ja lihtsad: kuupäev, tunnid, inimeste arv. Mõisas on pilt keerulisem:

• üks sündmus võib hõlmata saali, kaminasaali, aeda, majutust ja kööki korraga;
• pulm planeeritakse sageli aasta või rohkem ette ja detailid muutuvad kuude jooksul;
• sama maja võib samal nädalal võtta vastu seminari, sünnipäeva ja pulma;
• majutus ja ruumirent on omavahel seotud: kui saal on kinni, ei saa seal hommikul keegi ka kohvi juua;
• hind sõltub hooajast, nädalapäevast, külaliste arvust ja lisadest.

Tavalisest kalendrist sellele ei piisa. Süsteem peab teadma, mis ruumid on olemas, kuidas need omavahel seostuvad ja mis reeglite järgi neile hind pannakse.

Mis on mõisa jaoks hädavajalik

1. Mitu ruumi, üks maja

Mõisal on tavaliselt mitu ruumi: suur saal, väiksemad toad, ehk ka aed või kõrvalhoone. Süsteem peab neid haldama eraldi, nii et kaminasaali saab broneerida samal ajal, kui suures saalis on teine üritus. Samas peab olema võimalik broneerida kogu maja korraga. Siis blokeeritakse kõik ruumid ühe käiguga ja keegi ei saa neist ühtegi vahepeal kinni panna.

2. Topeltbroneeringu vältimine

Kui kaks klienti saavad sama ruumi samale ajale, on kahju suur: üks neist peab loobuma ja usaldus on läinud. Hea süsteem ei lase kahte kattuvat broneeringut sama ruumi peale üldse sisse. Pelgalt hoiatus ei ole sama asi. Lähemalt: topeltbroneeringu vältimine.

3. Ajutine hoid

Pulmapaar tahab kuupäeva "mõelda" ja samal ajal küsib teine paar sama päeva kohta. Ajutine hoid tähtajaga lahendab selle: kuupäev on seitse päeva kinni, siis vabaneb ise. Ilma tähtajata hoidudest saavad unustatud märkmed, mis blokeerivad kalendrit ja maksavad raha.

4. Ettevalmistus ja koristus

Pärast pulma ei saa järgmise päeva hommikul kohe seminari alustada. Süsteem peaks lubama panna ruumile ette- ja tagantpoolt puhveraja, mis broneeringu ümber kalendris kinni on. Siis ei lähe kliendile lubatud ajaaken vastuollu sinu töökorraldusega.

5. Majutus ja saal koos

Kui mõisas on ööbimiskohad, tuleb otsustada, kas need on lahus ruumirendist või pakettidena. Mõlemal juhul peab olema selge, kuidas hinnad kokku liituvad. Näiteks: saali rent, X tuba kahe ööga ja hommikusöök. Kui sa pakud ainult saali ja majutuse hind tuleb eraldi, peab see olema pakkumises eraldi real.

6. Hinnareeglid, mis vastavad tegelikkusele

Mõisa hind pole üks number. Tavaliselt sõltub see:

• ruumist ja kestusest (tunni-, poolpäeva- või päevahind);
• hooajast (suvi ja septembri nädalavahetused on teised kui talv);
• nädalapäevast;
• külaliste arvust ja miinimumist inimese kohta paketi puhul;
• lisadest: tehnika, koristus, ettevalmistus, kaunistused.

Süsteem peaks need reeglid ise rakendama ja näitama kliendile kohe hinnangulist summat. Nii väheneb päringute arv, kus klient lahkub, sest ei saanud kunagi hinnast aru. Reeglite ülesehitamise kohta: ruumide rendi hinnakiri.

7. Ettemaks ja tühistustingimused

Pulmakuupäev on mõisale väärtuslik ja selle vabastamine hilja on kallis. Ettemaks tõendab, et klient on tõsine. Süsteem peaks suutma ettemaksu küsida ja märkida, kas see on laekunud. Tingimused (kui palju tagastatakse ja mis ajani) pane kirja pakkumisse. Täpne juriidiline sõnastus tasub üle vaadata oma juristiga. Vt ka: ettemaks ja tühistustingimused.

8. Menüü ja toitlustus

Pulmades ja suuremates üritustes on menüü pool tööst. Süsteem peaks lubama kliendil valida menüüd, lisada eridieete ja andma köögile ülevaate, mida millal vaja on. Muidu elab kõik e-kirjades ja köögi nimekiri kirjutatakse käsitsi.

9. Päevakava ja sündmuspäeva info

Lõpuks on oluline sündmuspäeva plaan: mis kell saabub dekoraator, millal algab tseremoonia, millal serveeritakse eelroog. Kui see on ühes kohas, saab selle anda nii kliendile kui personalile. Lähemalt: ürituse päevakava.

Näide: kuidas pulmapäringut käsitleda

Näide, väljamõeldud juhtum. Paar kirjutab, et soovib kümne kuu pärast pulma 80 külalisele. Töökord võiks olla selline:

1. Päring tuleb vormi kaudu, kus on kuupäev, külaliste arv, soovitud ruumid ja majutus.
2. Süsteem kontrollib, et kuupäev on vaba, ja näitab hinnangulist summat.
3. Töötaja vaatab päringu üle, täpsustab kõik, mis on ebaselge, ja koostab pakkumise.
4. Kuupäev pannakse seitsmeks päevaks ajutiselt kinni.
5. Paar kinnitab pakkumise veebis, ettemaks laekub ja broneering muutub kindlaks.
6. Hiljem lisanduvad menüü, majutus ja päevakava.

Veel pulmapäringute teemal: pulmamõisa päringud.

Mida enne süsteemi valikut küsida

Kui võrdled lahendusi, küsi igaühelt otse:

• kas mitu ruumi ja kogu maja broneering on toetatud?
• kas kattuvad broneeringud on andmebaasi tasemel välistatud või ainult hoiatusega?
• kas hinnareeglid (hooaeg, nädalapäev, inimese hind) on seadistatavad ilma programmeerijata?
• kas klient näeb hinnangulist summat kohe?
• kuidas käib ettemaks ja kas komisjonitasu võetakse iga broneeringu pealt?
• kas liides on eesti keeles ja kas klient saab päringu esitada oma keeles?
• kes näeb kalendrit: ainult sina või ka kolleegid?

Ära unusta kõige lihtsamat: proovi ise läbi. Tee katsepäring, vaata, kui lihtne see on kliendile, ja kui lihtne on sul vastata.

Kolm levinud viga mõisa broneerimisel

• Kõik info ühe inimese peas. Kui haldur on puhkusel, ei tea keegi, mis on pulmapaariga kokku lepitud. Päringud, pakkumised ja kokkulepped peavad olema kirjas kohas, kuhu pääseb ligi ka kolleeg.
• Kuupäev lubatakse enne, kui hind on selge. Pulmapäringule vastatakse "jah, see päev on vaba", aga hind tuleb alles nädala pärast. Parem on öelda koos: vaba ja hinnanguline summa.
• Hooaja reeglid on ainult kogemuses. Kui suvised nädalavahetused on kallimad, aga see pole kirjas, arvutab iga töötaja natuke erinevalt. Pane reeglid kirja ja lase süsteemil arvutada.

Pulmad, seminarid ja majutus: kuidas need kalendris kokku mahuvad

Mõisal on tavaliselt kolm erinevat rütmi. Pulm hõivab maja pikemaks ajaks ja nõuab ettevalmistust ning järelkoristust. Seminar on lühike ja korduv, sageli tööpäeviti. Majutus liigub nende kahe ümber. Kui kõik kolm on ühes kalendris, näed kohe, kus on päriselt vaba aken. Kui mitte, jääb mõni vaba päev müümata, sest keegi ei tea, et see on vaba.

Praktiline soovitus: otsusta ette, kas nädalavahetused on sinu jaoks pulmade jaoks või võid võtta ka muid üritusi. Kirjuta see reegliks, mitte juhtumipõhiseks otsuseks.

Kuidas Saalo mõisat toetab

Saalo on loodud ürituskohtadele, sh mõisatele. Päringuvorm tuleb sinu enda kodulehele ja näitab ainult vabu aegu, andmebaas ei luba samale ruumile kattuvat broneeringut. Saab teha ajutisi hoide tähtajaga, panna puhveraegu ja broneerida kogu maja. Hinnareeglid (hooajad, nädalapäevad, inimese hind, lisad) arvutavad kliendile kohe hinnangu. Ettemaksu saab vastu võtta oma Montonio konto kaudu. Vaata mõisate lahendust ja hindu: 30-päevane tasuta proov, kaarti pole vaja.