Ajutine broneering: kuidas hoida aega kliendile kinni ilma kahjuta

Ajutine broneering tähendab, et hoiad kuupäeva kliendile kinni kindla tähtajani, ilma et üritus oleks veel kinnitatud. Hea ajutine broneering on lühike, selge tähtajaga ja seotud järgmise sammuga: pakkumise kinnitamise või ettemaksuga. Ilma tähtajata ootel olev kuupäev on aga tegelikult tasuta valik, mida sa kellelegi ei lubanud.

Miks üldse ajutisi broneeringuid vaja on

Klient küsib pakkumist ja tahab otsustada rahulikult. Ta peab võib-olla küsima juhilt, kolleegidelt, pruudilt või vanematelt. Kui sa ei hoia kuupäeva kinni, võib see vahepeal kellelegi teisele minna ja klient tunneb, et sa ei võtnud teda tõsiselt. Kui hoiad igavesti, jääb ruum tühjaks ja päris ostja ei saa seda.

Ajutine broneering on kompromiss: klient saab otsustusaja, sina saad kindluse, et aeg vabaneb, kui vastust ei tule.

Kui kauaks aega hoida

Ühtset õiget vastust ei ole, kuid mõned lihtsad reeglid aitavad.

• Tavaline seminar või koolitus: paar kuni seitse päeva on tavaliselt piisav.
• Pulm või suurem pidu: klient vajab sageli rohkem aega, aga siis tasub tähtaja asemele küsida väike ettemaks.
• Kui kuupäev on lähedal: hoia lühemalt, sest kliendil on vähem aega otsustada ja sinul vähem aega uut ostjat leida.
• Kui kuupäev on populaarne: hoia lühemalt ja ütle seda otse.

Hea lähtereegel: tähtaeg on seotud pakkumise kehtivusega. Pakkumine kehtib seitse päeva ja ruum on seitse päeva kinni. Pärast seda mõlemad lõppevad koos. See on lihtne kliendile selgitada ja lihtne sinul meeles pidada. Pakkumise ülesehitusest räägib hinnapakkumise artikkel.

Mida kliendile öelda

Klient peab teadma kolme asja: mis on kinni, kuni millal ja mis juhtub pärast seda. Kirjuta need alati välja.

Näide: "Hoiame teile ruumi 14. märtsiks kinni kuni 7. märtsi kella 17.00-ni. Selle ajani saate pakkumise veebis kinnitada või anda teada, kui soovite midagi muuta. Kui me vastust ei saa, vabastame aja ja see läheb teistele broneeritavaks."

See tekst on viisakas ja ei sisalda ähvardust, kuid on ometi üheselt selge. Klient ei saa hiljem öelda, et ta ei teadnud.

Kui oled andnud kuupäeva kinni hoidmisel eriloa, näiteks pikema tähtaja, kirjuta ka see välja ja põhjenda: "Pikendasime tähtaega kolme päeva võrra, sest ootame teie juhatuse otsust."

Ootenimekiri: kui kuupäeva tahab rohkem kui üks klient

Mõnel kuupäeval, näiteks jõulupeo laupäeval või juuni viimasel nädalavahetusel, tuleb päringuid rohkem kui ruume. Siis on kaks ausat varianti.

1. Esimene tuleb, esimene saab. Esimese kliendi kuupäev on kinni tema tähtajani. Teine klient teab, et ta on järjekorras.
2. Ootenimekiri. Teisele kliendile öeldakse selgelt, et kuupäev on kinni ja ta pannakse nimekirja. Kui esimene loobub või tähtaeg lõpeb, saab teine teate ja tähtaja.

Oluline on öelda teisele kliendile ausalt, et ta on ootel. Ära luba talle midagi, mida sa ei saa täita. Parim vorm on lühike:

Näide: "See kuupäev on hetkel teisele kliendile ajutiselt kinni kuni 7. märtsini. Paneme teid ootenimekirja ja anname teada kohe, kui aeg vabaneb. Kui soovite, pakume ka lähedasi kuupäevi: 13. või 21. märts."

Viimane lause on kasulik, sest paljud kliendid on kuupäevaga paindlikud, kui teda küsida.

Vead, mida tasub vältida

• Tähtajata hoidmine. "Hoiame teile aega" ilma lõpuajata tähendab, et kuupäev on kinni nii kaua, kui keegi mäletab. Kirjuta alati kuupäev ja kellaaeg.
• Vaikiv pikendamine. Kui klient ei vasta, ära pikenda omal algatusel ja ära jäta aega kaua kinni. Saada üks meeldetuletus ja vabasta.
• Mitme päringu kattumine. Kui samale ajale on kaks ajutist broneeringut, saab ainult üks neist olla kehtiv. Selleks peab kalender näitama ootel olevaid aegu sama selgelt kui kinnitatud aegu. Topeltbroneeringute vältimisest vaata eraldi artiklit.
• Klient ei tea, et aeg on ootel. Kinnitus, mis ei erine pakkumisest, tekitab ootuse, et üritus on kindel. Kasuta sõna "ajutine" või "ootel".
• Ei küsi järele. Üks lühike meeldetuletus päev või kaks enne tähtaega päästab mitu broneeringut.

Kuidas ajutine broneering muutub kinnitatuks

Lihtne ahel kõlab nii:

1. Päring saabub, ruum on vaba.
2. Saadad pakkumise ja paned aja ajutiselt kinni, tähtajaga.
3. Klient kinnitab pakkumise (ja vajadusel tasub ettemaksu) enne tähtaega.
4. Enne kinnitamist kontrollitakse veel kord, kas aeg on ikka vaba.
5. Broneering on kinnitatud, ajutine staatus kaob.

Kui klient tähtajaks ei vasta, aeg vabaneb ja järgmisena ootel olev klient saab teate. Ettemaksu ja tühistamise reeglid, mis kinnitatud broneeringu puhul kehtivad, leiad artiklist ettemaks ja tühistustingimused.

Mida ajutine broneering ei ole

Ajutine broneering ei ole kokkulepe. See ei anna kliendile õigust nõuda ruumi pärast tähtaega ja ei anna sulle õigust nõuda raha. Kui tahad, et klient oleks seotud, on see juba kinnitatud broneering ettemaksuga ja tühistamistingimustega. Hoia need kaks asja selgelt lahus ja ütle seda kliendile.

Meeldetuletus enne tähtaega

Üks lühike kiri päev või kaks enne tähtaega on kõige odavam viis kuupäev kas kinnitada või vabastada. Hea meeldetuletus on viisakas ja annab kliendile valiku:

Näide: "Tere! Tuletan meelde, et hoiame teile 14. märtsi kinni homme kella 17.00-ni. Kui vajate veel paar päeva otsuse tegemiseks, andke teada, siis vaatame, kas saame tähtaega pikendada. Kui soovite aja vabastada, piisab ühest lausest."

Viimane lause on tähtis: see lubab kliendil ausalt loobuda, mitte vaikida. Vaikiv klient on sinu jaoks kõige kallim, sest ei tea, kas ootad teda või mitte.

Kes otsustab ja kus see kirjas on

Kui ajutisi broneeringuid teeb mitu töötajat, kirjuta kokku lihtne reegel: kui kauaks saab ise hoida, kes võib tähtaega pikendada ja mis juhtub, kui samale ajale tuleb teine päring. Muidu hakkab iga töötaja otsustama omatahtsi ja klient saab sama küsimuse peale erinevaid vastuseid.

Kuidas Saalo seda toetab

Saalo toetab ajutisi broneeringuid tähtajaga: aeg on kinni ja sama ruumi kattuvat broneeringut andmebaas ei luba. Lisaks on olemas ootenimekiri. Klient kinnitab pakkumise veebis ja kättesaadavust kontrollitakse enne broneeringu kinnitamist uuesti. Vaata funktsioone või konverentsikeskuste lahendust.