Kuidas vältida topeltbroneeringut saalide ja ruumide rendis

Topeltbroneering tekib siis, kui sama ruum on kahele kliendile lubatud samaks ajaks. Selle vältimiseks peab olema üks usaldusväärne kalender, kuhu kõik broneeringud kirja lähevad, ja kontroll, mis kattuvat aega ei lase sisestada. Allpool on levinumad põhjused, käsitsi töötavad reeglid ja see, mida tark süsteem teeb.

Kuidas topeltbroneering tekib

Tavaliselt ei tee seda keegi hooletuse pärast. Põhjus on korraldus:

• Mitu kanalit. Päringud tulevad e-posti, telefoni, Facebooki ja kohapeal. Kui kalender on ainult ühe inimese peas või failis, ei näe teine töötaja seda.
• Lubadus enne kinnitust. Ütled telefonis "reedel on vaba", kuid ei märgi seda kuhugi. Tund hiljem lubab kolleeg sama aja teisele.
• Mitu kalendrit. Üks kalender saalidele, teine majutusele, kolmas kogu majale. Kogu maja broneering ei blokeeri üksikuid ruume.
• Unustatud puhver. Üks üritus lõpeb kell 16 ja järgmine algab kell 16, kuigi koristamiseks on vaja tund.
• Samaaegne sisestamine. Kaks inimest sisestavad broneeringu samal hetkel ja kumbki ei näe teise oma.
• Pakkumine, mis on vana. Klient kinnitab nädalaid tagasi saadetud pakkumise, kuid vahepeal on aeg teisele antud.

Mis on topeltbroneeringu tegelik hind

Kõige lihtsam tagajärg on ebamugav vestlus: pead ühele kliendile ütlema, et ruum ei ole vaba. Hullemal juhul kaotad kliendi, pead pakkuma asendust, maksma hüvitist või kahjustad mainet. Ennetus on alati odavam kui see hetk, kui kaks klienti seisavad ukse ees.

Käsitsi töötavad reeglid

Kui sa süsteemi veel ei kasuta, aitavad need reeglid:

1. Üks kalender. Kõik broneeringud, ka ajutised, lähevad ühte kohta. Mitte "meelespea" ega märkmik.
2. Ei mingeid lubadusi enne märkimist. Kõigepealt kalendrisse, siis kliendile.
3. Ajutine hoidmine tähtajaga. Kui klient mõtleb, märgi aeg "ootel" kuni kindla kuupäevani ja vabasta see siis.
4. Puhver iga ürituse ümber. Märgi ettevalmistus ja koristus kalendrisse eraldi ajana.
5. Kogu maja broneeringule blokeeri kõik ruumid. Ja vastupidi: kui üks ruum on kinni, ei ole kogu maja vaba.
6. Kordusbroneeringud eraldi märkida. Iganädalased kokkulepped unustatakse kõige kergemini.
7. Kinnitamisel kontrolli uuesti. Enne pakkumise kinnitust vaata, kas aeg on ikka vaba.
8. Üks inimene vastutab. Kui töötajaid on mitu, kokku lepi, kes kalendrit hoiab.

Tabel: põhjus ja ennetus

Mida tark süsteem teeb

Käsitsi reeglid töötavad nii kaua, kuni kõik neid täidavad. Süsteem võib selle töö sinu eest ära teha, kuid kontrolli, kuidas täpselt. Kolm taset:

• Hoiatus. Süsteem näitab kattuvust, kuid lubab siiski salvestada. See on parem kui miski, kuid mitte kaitse.
• Kontroll rakenduses. Rakendus keeldub kattuvast broneeringust. Kahe samaaegse sisestuse korral võib viga ikkagi tekkida.
• Kontroll andmebaasis. Andmebaas ise ei võta vastu kahte kattuvat broneeringut sama ruumi kohta. See on kõige kindlam.

Lisaks on abiks ajutised hoidmised tähtajaga, puhveraeg ruumi ees ja taga, kogu maja broneeringu seos üksikute ruumidega ning veebivorm, mis näitab kliendile ainult vabu aegu. Vt ka mida konverentsiruumi broneerimissüsteem peaks oskama.

Kontrollnimekiri nädalaks

Kui soovid oma praeguse korralduse kiiresti üle vaadata, tee see nädala jooksul läbi:

• Kas kõik töötajad teavad, kus kalender asub?
• Kas viimase kuu broneeringutest on mõni, mis on ainult e-kirjas ja kalendris puudub?
• Kas kogu maja ja üksikute ruumide broneeringud on omavahel seotud?
• Kas tulevastel üritustel on märgitud ettevalmistus ja koristus?
• Kas ootel päringutel on tähtaeg, mille möödudes aeg vabaneb?
• Kas pakkumistel on kehtivus?

Iga "ei" on koht, kus topeltbroneering võib tekkida.

Näide: kuidas tavaline nädal võib viltu minna

Näide: esmaspäeval küsib firma telefonis reede õhtuks saali ja administraator vastab "vaba on". Kalendrisse ta seda ei märgi, sest klient lubas anda teada. Teisipäeval saabub veebist pulmapäring samaks reedeks ja kolleeg, kes kalendris midagi ei näe, kinnitab selle. Kolmapäeval kinnitab firma. Nüüd on kaks kinnitatud klienti ja üks saal.

Sellist olukorda ei põhjusta ükski halb inimene, vaid see, et lubadus ei läinud kunagi kalendrisse. Reegel "kõigepealt kalender, siis vastus" oleks selle ära hoidnud.

Veebivorm kui kaitse

Üks lihtsamaid viise vähendada risk on lasta kliendil ise vaadata ainult vabu aegu. Kui veebivorm näitab ainult vabu aegu, ei saa klient küsida aega, mis on kinni, ja sa ei pea sellele "ei" ütlema. Samuti vähendab see edasi-tagasi kirjavahetust: klient valib aja, mis on päriselt olemas.

Eriolukorrad, mida unustatakse

• Ürituse pikenemine. Klient palub jääda tunni kauem. Enne kui nõustud, vaata, kas järgmine broneering lubab.
• Ruumi vahetus. Kui viite ürituse teise saali, vabasta esialgne saal kalendris ja kontrolli uue vabadust.
• Remont ja hooldus. Märgi need kalendrisse samamoodi nagu broneeringud, muidu müüb keegi selle aja ära.
• Oma üritused. Ka majasisesed koosolekud ja üritused kuuluvad kalendrisse.

Mida teha, kui topeltbroneering ikkagi juhtub

1. Ütle asjast kohe, kui sa seda märkad. Mida varem klient teada saab, seda rohkem võimalusi lahendada.
2. Kontrolli, kumb broneering on varem kinnitatud ja kirjalikult tehtud.
3. Paku asendusaega või teist ruumi, vajadusel teist kohta.
4. Kui oled lubanud ettemaksu tagastada, tee seda viivitamata.
5. Vaata üle, kuidas viga tekkis, ja paranda protsess. Hüvitamise või lepingutingimuste osas pea vajadusel nõu juristiga.

Kuidas Saalo seda lahendab

Saalo ei lase andmebaasi tasemel sama ruumi kattuvaid broneeringuid salvestada. Lisaks on ajutised hoidmised tähtajaga, ettevalmistuse ja koristuse puhver, kogu maja broneerimine ning veebivorm, mis näitab ainult vabu aegu. Kui klient kinnitab pakkumise, kontrollitakse kättesaadavust enne broneeringu kinnitamist uuesti. Vaata funktsioone, hindu või oma tüübi lahendust, näiteks mõisad. Pakkumise kiirema koostamise kohta: hinnapakkumise koostamine.