Konverentsiruumi broneerimissüsteem: mida see peaks oskama

Hea konverentsiruumi broneerimissüsteem peab oskama kolme asja: näidata ainult vabu aegu, arvutada hinda sinu reeglite järgi ja hoida ruume nii, et sama aega ei saa kahele kliendile lubada. Kõik muu on lisa. See artikkel on kontrollnimekiri, mida saad kasutada mis tahes süsteemi hindamisel, ka siis, kui see pole meie oma.

Alusta probleemist, mitte funktsioonidest

Enne süsteemide vaatamist kirjuta üles, kus sul täna aega kaob. Tüüpilised kohad ürituskohtades:

• päringud tulevad e-posti, telefoni ja sotsiaalmeedia kaudu ning ühtegi ei tohi kaotada;
• iga hinnapakkumine tuleb käsitsi arvutada;
• kalender on ühes failis, päringud teises;
• ettemaksu ja arveid peab eraldi jälgima.

Süsteem on hea, kui see lahendab sinu kõige valusama probleemi, mitte siis, kui tal on pikim funktsioonide loetelu.

Kontrollnimekiri

Kalender ja kättesaadavus

• Ei luba kattuvaid broneeringuid. Küsi, kas sama ruumi sama aega kaks korda broneerimine on tehniliselt välistatud või lihtsalt hoiatatakse kasutajat. Tõeline kaitse on see, kui andmebaas ise kattuvat broneeringut ei võta vastu.
• Ajutine hoidmine. Päring ei ole veel broneering. Kas ruumi saab kliendile mõneks päevaks kinni hoida, kusjuures hoidmine lõpeb ise tähtajaga?
• Ettevalmistus ja koristus. Kas saab seada puhveraja ruumi ees ja taga, et järjestikused üritused ei kattuks?
• Mitu ruumi ja kogu maja. Kas kogu maja broneerimine blokeerib ka üksikud ruumid ja vastupidi?
• Korduvad broneeringud. Kui sul on regulaarseid kliente (iganädalane koosolek), peab seda saama sisestada korraga.

Lähemalt: kuidas vältida topeltbroneeringut.

Päringuvorm kliendile

• Kas vormi saab panna sinu enda veebilehele (link, vidin, WordPress)?
• Kas see näitab ainult vabu aegu?
• Kas klient näeb kohe hinnangulist hinda?
• Mis keeltes vorm on? Kui sinu kliendid tulevad välismaalt, on keelevalik oluline.

Hinnareeglid

Siin eristuvad süsteemid kõige rohkem. Kontrolli, kas süsteem oskab sinu hinnastamist, mitte ainult ühte tunnihinda:

• tunnihind, 8-tunnised plokid ja päevahind;
• inimese kohta paketid miinimumkülaliste arvuga;
• hooajad ja nädalapäevad;
• lisad (tehnika, toitlustus, koristus);
• käibemaks (Eestis on üldmäär 24% alates 1. juulist 2025);
• võimalus märkida mõni hind "päringu alusel".

Proovi oma päris hinnakirja süsteemi sisestada. Kui seda ei saa teha ilma kompromissideta, siis see ei sobi.

Pakkumine

• Kas pakkumine tekib päringust automaatselt või kirjutad selle käsitsi?
• Kui süsteem kasutab tehisintellekti, siis kes arvutab hinnad? Hea põhimõte on see, et summad tulevad hinnamootorist, mitte tehisintellektilt, ja enne kliendile minekut kinnitab pakkumise inimene.
• Kas klient saab pakkumist veebis vaadata ja kinnitada?
• Kas kinnitamisel kontrollitakse kättesaadavust uuesti?

Vt ka hinnapakkumise koostamine kiiremini.

Maksed ja arved

• Kas ettemaksu saab küsida? Kelle makselahenduse kaudu? Kas raha läheb otse sulle?
• Kas süsteem teeb arveid ja kas need vastavad Eesti nõuetele, sealhulgas e-arvele?
• Kas süsteem võtab broneeringutelt vahendustasu? See tasub küsida otse, sest see muudab kogukulu.

Ürituse päev

Kui sul on toitlustus ja suuremad üritused, kontrolli ka:

• menüüd ja eridieedid;
• ruumi paigutused koos mahutavusega;
• ürituse päevakava;
• külaliste nimekiri;
• tagasiside pärast üritust.

Töö igapäevaselt

• Keel. Kas haldus on sinu meeskonnale mõistetavas keeles?
• Postkast. Kas saabuvaid päringuid saab sorteerida ja kiireloomulised esile tõsta?
• Andmete eksport. Kas saad oma andmed välja viia, kui soovid süsteemi vahetada?
• Hind. Kas hind on avalik, kas on tasuta prooviperiood ja kas on seotud lepingu pikkus?

Küsimused, mille müüja peab suutma vastata

1. Näita mulle, kuidas sama ruumi topeltbroneering on välistatud.
2. Sisestame minu hinnakirja ja vaatame, kas tulemus klapib käsitsi arvutusega.
3. Mis juhtub, kui klient kinnitab pakkumise pärast seda, kui keegi teine on selle aja võtnud?
4. Kes näeb minu andmeid ja kus need asuvad?
5. Mis maksab lisaks kuutasule?

Kui vastus on üldsõnaline, küsi demo. Kui demo pole võimalik, on see märk.

Kuidas süsteemi proovida

Ära otsusta esitluse põhjal. Võta prooviperiood ja tee kolm testi:

1. Päris päring. Võta üks tegelik päring eelmisest kuust ja mine sellest läbi kogu tee: päring, hind, pakkumine, kinnitus.
2. Katseta kattuvust. Proovi sisestada sama ruum samaks ajaks kaks korda. Vaata, mis juhtub.
3. Kaasa kolleeg. Palu teisel töötajal sama asja teha. Kui tema ei saa ilma abita hakkama, ei saa seda ka sinu klient.

Kui süsteem läbib need kolm, on sul hea alus otsustamiseks. Kui ei läbi, siis tead seda enne, kui oled andmed sisse viinud.

Millal ei ole vaja eraldi süsteemi

Ausalt: kui sul on üks ruum, paar päringut kuus ja kalender, mida hoiab üks inimene, võib piisata jagatud kalendrist ja pakkumise mallist. Eraldi süsteem hakkab end õigustama siis, kui päringuid on rohkem, ruume on mitu, hinnareeglid on keerulisemad või kui pakkumisele kulub rohkem aega, kui tahaksid. Mõtle selle peale enne ostmist, mitte pärast.

Andmed ja turvalisus

Broneeringusüsteemis on sinu klientide nimed, e-posti aadressid ja telefoninumbrid, seega kehtivad isikuandmete kaitse reeglid. Küsi müüjalt, kus andmeid hoitakse, kes neile ligi pääseb, kas töötajatele saab anda erinevad õigused ja mis juhtub andmetega, kui lepingu lõpetad. Täpsemate nõuete kohta pea nõu juristiga. Hea müüja vastab neile küsimustele otse ja ilma ümberkirjutamata.

Kes süsteemi päriselt kasutab

Mõtle ka sellele, kes süsteemiga iga päev töötab: administraator, kokk, koristaja, müügijuht. Igaühel on teine vajadus. Köögile on vaja menüüd ja külaliste arvu, koristajale puhveraegu, müügijuhile pakkumisi ja päringute järjekorda. Kui süsteem näitab igaühele ainult seda, mida ta vajab, kasutatakse seda ka päriselt.

Mida mitte üle hinnata

• Ilus kalendrivaade ei asenda kattuvuse kaitset.
• Tehisintellekt on abiks teksti ja kirjade mustandites, kuid hinnad ja kättesaadavus peavad tulema reeglitest.
• Lisafunktsioonid, mida sa ei kasuta, ei ole väärtus.

Kus Saalo selles nimekirjas on

Saalo on mõeldud Eesti ja Balti ürituskohtadele. Süsteem keelab andmebaasi tasemel sama ruumi kattuvad broneeringud, kasutab sinu hinnareegleid, AI kirjutab pakkumise teksti ja inimene kinnitab selle vaikimisi ning ettemaksu saab küsida sinu enda Montonio konto kaudu. Komisjonitasu broneeringutelt ei võeta. Vaata funktsioone, hindu (30 päeva tasuta, kaarti ei küsita) ja konverentsikeskuste lahendust.