Konferencijų salės rezervavimo sistema: ką ji turėtų mokėti

Gera konferencijų salės rezervavimo sistema turi mokėti tris dalykus: rodyti tik laisvus laikus, skaičiuoti kainą pagal jūsų taisykles ir laikyti sales taip, kad to paties laiko nebūtų galima pažadėti dviem klientams. Visa kita yra priedas. Šis straipsnis yra kontrolinis sąrašas, kurį galite naudoti vertindami bet kurią sistemą, net jei ji ne mūsų.

Pradėkite nuo problemos, o ne nuo funkcijų

Prieš žiūrėdami sistemas, užrašykite, kur šiandien prarandate laiką. Tipinės vietos renginių vietose:

• užklausos ateina el. paštu, telefonu ir per socialinius tinklus, ir nė vienos negalima pamesti;
• kiekvieną komercinį pasiūlymą reikia skaičiuoti rankiniu būdu;
• kalendorius yra viename faile, užklausos kitame;
• avansą ir sąskaitas reikia sekti atskirai.

Sistema gera, jei išsprendžia skaudžiausią jūsų problemą, o ne tada, kai turi ilgiausią funkcijų sąrašą.

Kontrolinis sąrašas

Kalendorius ir laisvumas

• Neleidžia persidengiančių užsakymų. Paklauskite, ar tos pačios salės užsakymas tam pačiam laikui dukart techniškai neįmanomas, ar vartotojas tik įspėjamas. Tikra apsauga yra tada, kai pati duomenų bazė persidengiančio užsakymo nepriima.
• Laikinas rezervavimas. Užklausa dar nėra užsakymas. Ar salę galima klientui rezervuoti kelioms dienoms, kad rezervacija pati pasibaigtų pasibaigus terminui?
• Paruošimas ir valymas. Ar galima nustatyti rezervinį laiką prieš salę ir po jos, kad iš eilės vykstantys renginiai nesidengtų?
• Kelios salės ir visas pastatas. Ar viso pastato užsakymas blokuoja ir atskiras sales, ir atvirkščiai?
• Pasikartojantys užsakymai. Jei turite nuolatinių klientų (savaitinis susirinkimas), tai turi būti galima suvesti iš karto.

Plačiau: kaip išvengti dvigubo užsakymo.

Užklausos forma klientui

• Ar formą galima įdėti į jūsų pačių svetainę (nuoroda, valdiklis, WordPress)?
• Ar ji rodo tik laisvus laikus?
• Ar klientas iš karto mato apytikslę kainą?
• Kokiomis kalbomis forma? Jei jūsų klientai iš užsienio, kalbų pasirinkimas svarbus.

Kainodaros taisyklės

Čia sistemos skiriasi labiausiai. Patikrinkite, ar sistema supranta jūsų kainodarą, o ne tik vieną valandos kainą:

• valandos kainą, 8 valandų blokus ir dienos kainą;
• paketus vienam asmeniui su mažiausiu svečių skaičiumi;
• sezonus ir savaitės dienas;
• papildomas paslaugas (technika, maitinimas, valymas);
• PVM (Estijoje bendras tarifas yra 24 % nuo 2025 m. liepos 1 d.);
• galimybę kai kurią kainą pažymėti „pagal užklausą“.

Pabandykite į sistemą suvesti tikrą savo kainoraštį. Jei to neįmanoma padaryti be kompromisų, sistema netinka.

Pasiūlymas

• Ar pasiūlymas atsiranda iš užklausos automatiškai, ar jį rašote rankiniu būdu?
• Jei sistema naudoja dirbtinį intelektą (DI), kas skaičiuoja kainas? Geras principas: sumos ateina iš kainodaros variklio, o ne iš DI, ir prieš keliaujant klientui pasiūlymą patvirtina žmogus.
• Ar klientas pasiūlymą gali peržiūrėti ir patvirtinti internetu?
• Ar patvirtinant laisvumas tikrinamas dar kartą?

Žr. taip pat komercinio pasiūlymo rengimas greičiau.

Mokėjimai ir sąskaitos

• Ar galima prašyti avanso? Per kieno mokėjimo sprendimą? Ar pinigai keliauja tiesiai jums?
• Ar sistema išrašo sąskaitas ir ar jos atitinka Estijos reikalavimus, įskaitant e. sąskaitą?
• Ar sistema iš užsakymų ima tarpininkavimo mokestį? Verta paklausti tiesiogiai, nes tai keičia bendras išlaidas.

Renginio diena

Jei teikiate maitinimą ir rengiate didesnius renginius, patikrinkite ir:

• meniu ir specialias dietas;
• salės išdėstymus su talpa;
• renginio dienotvarkę;
• svečių sąrašą;
• atsiliepimus po renginio.

Kasdienis darbas

• Kalba. Ar valdymas jūsų komandai suprantama kalba?
• Gautieji. Ar gaunamas užklausas galima rūšiuoti ir skubias išskirti?
• Duomenų eksportas. Ar galite išsivežti savo duomenis, jei norėsite keisti sistemą?
• Kaina. Ar kaina vieša, ar yra nemokamas bandomasis laikotarpis ir ar esate įpareigojami sutarties trukme?

Klausimai, į kuriuos pardavėjas turi mokėti atsakyti

1. Parodykite, kaip neįmanomas tos pačios salės dvigubas užsakymas.
2. Suveskime mano kainoraštį ir pažiūrėkime, ar rezultatas sutampa su rankiniu skaičiavimu.
3. Kas nutinka, jei klientas patvirtina pasiūlymą po to, kai tą laiką jau užėmė kitas?
4. Kas mato mano duomenis ir kur jie laikomi?
5. Kiek kainuoja papildomai prie mėnesinio mokesčio?

Jei atsakymas bendrinis, prašykite demonstracijos. Jei demonstracijos nėra, tai ženklas.

Kaip išbandyti sistemą

Nesprendkite pagal pristatymą. Pasinaudokite bandomuoju laikotarpiu ir atlikite tris bandymus:

1. Tikra užklausa. Paimkite vieną tikrą praėjusio mėnesio užklausą ir praeikite visą kelią: užklausa, kaina, pasiūlymas, patvirtinimas.
2. Išbandykite persidengimą. Pabandykite tą pačią salę tam pačiam laikui suvesti du kartus. Pažiūrėkite, kas nutinka.
3. Pasitelkite kolegą. Paprašykite kito darbuotojo atlikti tą patį. Jei jis be pagalbos nesusitvarko, nesusitvarkys ir jūsų klientas.

Jei sistema išlaiko visus tris bandymus, turite gerą pagrindą spręsti. Jei neišlaiko, apie tai sužinosite dar prieš suvesdami duomenis.

Kada atskiros sistemos nereikia

Sąžiningai: jei turite vieną salę, porą užklausų per mėnesį ir kalendorių, kurį tvarko vienas žmogus, gali užtekti bendro kalendoriaus ir pasiūlymo šablono. Atskira sistema pradeda atsipirkti, kai užklausų daugiau, salių kelios, kainodaros taisyklės sudėtingesnės arba pasiūlymų rengimas užtrunka ilgiau, nei norėtumėte. Apie tai pagalvokite prieš pirkdami, o ne po to.

Duomenys ir saugumas

Rezervavimo sistemoje yra jūsų klientų vardai, el. pašto adresai ir telefono numeriai, todėl galioja asmens duomenų apsaugos taisyklės. Paklauskite pardavėjo, kur duomenys laikomi, kas gali juos pasiekti, ar darbuotojams galima suteikti skirtingas teises ir kas nutinka duomenims, kai nutraukiate sutartį. Dėl tikslesnių reikalavimų pasitarkite su teisininku. Geras pardavėjas atsako į šiuos klausimus tiesiai ir be aplinkkelių.

Kas sistema iš tikrųjų naudojasi

Pagalvokite ir apie tai, kas su sistema dirba kasdien: administratorius, virėjas, valytojas, pardavimų vadovas. Kiekvienam reikia kitko. Virtuvei reikia meniu ir svečių skaičiaus, valytojui rezervinių laikų, pardavimų vadovui pasiūlymų ir užklausų eilės. Jei sistema kiekvienam rodo tik tai, ko jam reikia, ja naudojamasi iš tikrųjų.

Ko neperkainoti

• Gražus kalendoriaus vaizdas nepakeičia apsaugos nuo persidengimo.
• Dirbtinis intelektas naudingas teksto ir laiškų juodraščiams, tačiau kainos ir laisvumas turi ateiti iš taisyklių.
• Papildomos funkcijos, kurių nenaudojate, nėra vertė.

Kur „Saalo“ šiame sąraše

„Saalo“ skirta Estijos ir Baltijos šalių renginių vietoms. Sistema duomenų bazės lygiu draudžia tos pačios salės persidengiančius užsakymus, naudoja jūsų kainodaros taisykles, DI parašo pasiūlymo tekstą, o žmogus jį pagal numatytuosius nustatymus patvirtina, o avansą galima prašyti per jūsų pačių „Montonio“ paskyrą. Komisinio mokesčio iš užsakymų neimama. Žr. funkcijas, kainas (30 dienų nemokamai, kortelės neprašome) ir konferencijų centrų sprendimą.