Kaip išvengti dvigubo rezervavimo salių ir patalpų nuomoje

Dvigubas rezervavimas atsiranda, kai ta pati patalpa pažadama dviem klientams tuo pačiu laiku. Kad to išvengtumėte, reikia vieno patikimo kalendoriaus, į kurį patenka visos rezervacijos, ir patikros, kuri neleidžia įvesti persidengiančio laiko. Žemiau yra dažniausios priežastys, rankinės taisyklės ir tai, ką daro protinga sistema.

Kaip atsiranda dvigubas rezervavimas

Dažniausiai to nepadaro niekas dėl nerūpestingumo. Priežastis yra organizavimas:

• Keli kanalai. Užklausos ateina el. paštu, telefonu, per „Facebook“ ir vietoje. Jei kalendorius yra tik vieno žmogaus galvoje ar faile, kitas darbuotojas jo nemato.
• Pažadas prieš patvirtinimą. Telefonu pasakote „penktadienį laisva“, bet niekur to nepažymite. Po valandos kolega tą patį laiką pažada kitam.
• Keli kalendoriai. Vienas kalendorius salėms, kitas nakvynei, trečias visam namui. Viso namo rezervacija neužblokuoja atskirų patalpų.
• Pamiršta atsarga. Vienas renginys baigiasi 16 val., o kitas prasideda 16 val., nors valymui reikia valandos.
• Vienalaikis įvedimas. Du žmonės rezervaciją įveda tuo pačiu metu ir nė vienas nemato kito.
• Senas pasiūlymas. Klientas patvirtina prieš savaites išsiųstą pasiūlymą, bet per tą laiką laikas jau atiduotas kitam.

Kokia tikroji dvigubo rezervavimo kaina

Paprasčiausia pasekmė yra nemalonus pokalbis: vienam klientui tenka pasakyti, kad patalpa nėra laisva. Blogesniu atveju prarandate klientą, turite siūlyti pakaitalą, mokėti kompensaciją ar pakenkiate reputacijai. Prevencija visada pigesnė už akimirką, kai du klientai stovi prie durų.

Rankinės taisyklės

Jei sistemos dar nenaudojate, padeda šios taisyklės:

1. Vienas kalendorius. Visos rezervacijos, taip pat laikinos, patenka į vieną vietą. Ne „priminimas“ ir ne užrašų knygelė.
2. Jokių pažadų prieš pažymint. Pirma į kalendorių, tada klientui.
3. Laikinas užlaikymas su terminu. Kai klientas galvoja, pažymėkite laiką „laukiama“ iki konkrečios datos ir tada jį atlaisvinkite.
4. Atsarga aplink kiekvieną renginį. Paruošimą ir valymą pažymėkite kalendoriuje kaip atskirą laiką.
5. Viso namo rezervacijai užblokuokite visas patalpas. Ir atvirkščiai: jei viena patalpa užimta, visas namas nėra laisvas.
6. Pasikartojančias rezervacijas žymėkite atskirai. Kas savaitę pasikartojantys susitarimai pamirštami lengviausiai.
7. Patvirtinant patikrinkite dar kartą. Prieš patvirtindami pasiūlymą pažiūrėkite, ar laikas tikrai laisvas.
8. Vienas žmogus atsako. Jei darbuotojų keli, susitarkite, kas prižiūri kalendorių.

Lentelė: priežastis ir prevencija

Ką daro protinga sistema

Rankinės taisyklės veikia tol, kol jų laikosi visi. Sistema gali šį darbą atlikti už jus, bet patikrinkite, kaip tiksliai. Trys lygiai:

• Įspėjimas. Sistema parodo persidengimą, bet vis tiek leidžia išsaugoti. Tai geriau nei nieko, bet ne apsauga.
• Patikra programoje. Programa atsisako persidengiančios rezervacijos. Esant dviem vienalaikiams įvedimams klaida vis tiek gali atsirasti.
• Patikra duomenų bazėje. Pati duomenų bazė nepriima dviejų persidengiančių tos pačios patalpos rezervacijų. Tai patikimiausia.

Be to, padeda laikinas užlaikymas su terminu, atsarga prieš patalpą ir po jos, viso namo rezervacijos ryšys su atskiromis patalpomis ir interneto forma, rodanti klientui tik laisvus laikus. Taip pat žr. ką turėtų mokėti konferencijų salių rezervavimo sistema.

Savaitės kontrolinis sąrašas

Jei norite greitai peržiūrėti dabartinę tvarką, atlikite tai per savaitę:

• Ar visi darbuotojai žino, kur yra kalendorius?
• Ar tarp paskutinio mėnesio rezervacijų yra kokia nors, kuri yra tik el. laiške, o kalendoriaus nėra?
• Ar viso namo ir atskirų patalpų rezervacijos tarpusavyje susietos?
• Ar būsimiems renginiams pažymėtas paruošimas ir valymas?
• Ar laukiančioms užklausoms nustatytas terminas, kuriam pasibaigus laikas atsilaisvina?
• Ar pasiūlymai turi galiojimo laiką?

Kiekvienas „ne“ yra vieta, kur gali atsirasti dvigubas rezervavimas.

Pavyzdys: kaip įprasta savaitė gali nueiti šunims ant uodegos

Pavyzdys: pirmadienį įmonė telefonu paklausia dėl penktadienio vakaro salės, o administratorius atsako „laisva“. Į kalendorių jis to neįrašo, nes klientas pažadėjo pranešti. Antradienį iš interneto ateina vestuvių užklausa tam pačiam penktadieniui, ir kolega, kalendoriuje nieko nematydamas, ją patvirtina. Trečiadienį patvirtina ir įmonė. Dabar yra du patvirtinti klientai ir viena salė.

Tokios situacijos nesukelia joks blogas žmogus, o tai, kad pažadas niekada nepateko į kalendorių. Taisyklė „pirma kalendorius, paskui atsakymas“ tai būtų užkirtusi kelią.

Interneto forma kaip apsauga

Vienas paprasčiausių būdų sumažinti riziką yra leisti klientui pačiam matyti tik laisvus laikus. Kai interneto forma rodo tik laisvus laikus, klientas negali prašyti užimto laiko, ir jums nereikia sakyti „ne“. Taip pat sumažėja susirašinėjimo pirmyn ir atgal: klientas pasirenka laiką, kuris tikrai yra.

Pamirštos ypatingos situacijos

• Renginio pailgėjimas. Klientas prašo likti valanda ilgiau. Prieš sutikdami pažiūrėkite, ar leidžia kita rezervacija.
• Patalpos keitimas. Kai renginys perkeliamas į kitą salę, atlaisvinkite pradinę salę kalendoriuje ir patikrinkite, ar nauja laisva.
• Remontas ir priežiūra. Pažymėkite juos kalendoriuje taip pat kaip rezervacijas, kitaip kas nors tą laiką parduos.
• Savo renginiai. Ir namo viduje vykstantys susitikimai bei renginiai priklauso kalendoriui.

Ką daryti, jei dvigubas rezervavimas vis tiek įvyko

1. Pasakykite apie tai iškart, kai pastebite. Kuo anksčiau klientas sužino, tuo daugiau sprendimo galimybių.
2. Patikrinkite, kuri rezervacija patvirtinta anksčiau ir padaryta raštu.
3. Pasiūlykite pakaitinį laiką ar kitą patalpą, prireikus kitą vietą.
4. Jei pažadėjote grąžinti avansą, grąžinkite jį nedelsdami.
5. Peržiūrėkite, kaip klaida atsirado, ir pataisykite procesą. Dėl kompensacijos ar sutarties sąlygų prireikus pasitarkite su teisininku.

Kaip tai sprendžia Saalo

Saalo duomenų bazės lygiu neleidžia išsaugoti persidengiančių tos pačios patalpos rezervacijų. Be to, yra laikini užlaikymai su terminu, paruošimo ir valymo atsarga, viso namo rezervavimas ir interneto forma, rodanti tik laisvus laikus. Kai klientas patvirtina pasiūlymą, prieš patvirtinant rezervaciją laisvumas patikrinamas dar kartą. Žr. funkcijas, kainas ar savo tipo sprendimą, pavyzdžiui, dvarai. Apie greitesnį pasiūlymų rengimą: kainos pasiūlymo sudarymas.