Как избежать двойного бронирования залов и помещений

Двойное бронирование возникает, когда одно помещение пообещано двум клиентам на одно время. Чтобы его избежать, нужен один надёжный календарь, куда записываются все бронирования, и проверка, не позволяющая ввести пересекающееся время. Ниже — самые частые причины, правила для ручной работы и что делает хорошая система.

Как возникает двойное бронирование

Обычно это происходит не по чьей-то небрежности. Причина в организации:

• Несколько каналов. Запросы приходят по почте, телефону, из Facebook и на месте. Если календарь только в голове у одного человека или в файле, другой сотрудник его не видит.
• Обещание до подтверждения. Вы говорите по телефону «в пятницу свободно», но никуда это не записываете. Через час коллега обещает то же время другому.
• Несколько календарей. Один календарь для залов, другой для проживания, третий для всего здания. Бронирование всего здания не блокирует отдельные помещения.
• Забытый буфер. Одно мероприятие заканчивается в 16:00, а следующее начинается в 16:00, хотя для уборки нужен час.
• Одновременный ввод. Двое вводят бронирование в один и тот же момент, и ни один не видит чужого бронирования.
• Устаревшее предложение. Клиент подтверждает предложение, отправленное несколько недель назад, но за это время нужные дату и часы уже отдали другому клиенту.

Какова реальная цена двойного бронирования

Самое простое последствие — неприятный разговор: вам придётся сказать одному из клиентов, что помещение не свободно. В худшем случае вы теряете клиента, вынуждены предлагать замену, выплачивать компенсацию или портите репутацию. Называть здесь точную сумму смысла нет, но в тот день, когда двое клиентов стоят у двери, вы поймёте, что профилактика обходится дешевле.

Правила для ручной работы

Если вы ещё не пользуетесь системой, помогут эти правила:

1. Один календарь. Все бронирования, в том числе временные, идут в одно место. Не записка и не блокнот.
2. Никаких обещаний до записи. Сначала в календарь, потом клиенту.
3. Временное удержание со сроком. Если клиент думает, отметьте время «в ожидании» до определённой даты и затем освободите его.
4. Буфер вокруг каждого мероприятия. Отмечайте подготовку и уборку в календаре отдельным временем.
5. При бронировании всего здания блокируйте все помещения. И наоборот: если занято одно помещение, всё здание уже нельзя забронировать целиком.
6. Повторяющиеся бронирования отмечайте отдельно. Еженедельные договорённости забываются легче всего.
7. При подтверждении проверяйте ещё раз. Перед подтверждением предложения посмотрите, действительно ли время ещё свободно.
8. Отвечает один человек. Если сотрудников несколько, договоритесь, кто ведёт календарь.

Таблица. Причина и профилактика

Что делает умная система

Ручные правила работают, пока все их соблюдают. Эту работу можно поручить системе, но проверьте, как именно она это делает. Три уровня:

• Предупреждение. Система показывает пересечение, но всё равно позволяет сохранить. Это лучше, чем ничего, но не защита.
• Проверка в приложении. Приложение отказывается принять пересекающееся бронирование. При двух одновременных вводах ошибка всё равно может возникнуть.
• Проверка в базе данных. Сама база данных не принимает два пересекающихся бронирования одного помещения. Это самый надёжный вариант.

Кроме того, помогают временные удержания со сроком, буферное время до и после помещения, связь бронирования всего здания с отдельными помещениями и веб-форма, показывающая клиенту только свободное время. См. также что должна уметь система бронирования конференц-зала.

Чек-лист на неделю

Если хотите быстро проверить свой нынешний порядок, пройдите его за неделю:

• Знают ли все сотрудники, где находится календарь?
• Есть ли среди бронирований за последний месяц такие, которые есть только в письме и отсутствуют в календаре?
• Связаны ли между собой бронирования всего здания и отдельных помещений?
• Отмечены ли на будущих мероприятиях подготовка и уборка?
• Есть ли у запросов «в ожидании» срок, по истечении которого время освобождается?
• Есть ли у предложений срок действия?

Каждое «нет» — это место, где может возникнуть двойное бронирование.

Пример: как обычная неделя может пойти не так

Пример: в понедельник фирма по телефону просит зал на вечер пятницы, и администратор отвечает «свободно». В календарь он этого не записывает, потому что клиент обещал сообщить. Во вторник через сайт приходит запрос на свадьбу на ту же пятницу, и коллега, не видя в календаре ничего на эту дату, подтверждает его. В среду фирма подтверждает. Теперь два подтверждённых клиента и один зал.

Такую ситуацию создаёт не плохой человек, а то, что обещание так и не попало в календарь. Правило «сначала календарь, потом ответ» это предотвратило бы.

Веб-форма как защита

Один из самых простых способов снизить риск — позволить клиенту самому видеть только свободное время. Если веб-форма показывает только свободное время, клиент не может запросить занятое, и вам не придётся отвечать ему «нет». Это также сокращает переписку: клиент выбирает время, которое действительно есть.

Особые случаи, о которых забывают

• Удлинение мероприятия. Клиент просит остаться на час дольше. Прежде чем согласиться, посмотрите, позволяет ли это следующее бронирование.
• Смена помещения. Если вы переносите мероприятие в другой зал, освободите первоначальный в календаре и проверьте, свободен ли новый.
• Ремонт и обслуживание. Отмечайте их в календаре так же, как бронирования, иначе кто-нибудь продаст это время.
• Собственные мероприятия. Внутренние встречи и мероприятия дома тоже нужно заносить в календарь.

Что делать, если двойное бронирование всё же произошло

1. Сообщите об этом сразу, как заметили. Чем раньше клиент узнает, тем больше у вас вариантов решения.
2. Проверьте, какое бронирование было подтверждено раньше и оформлено письменно.
3. Предложите другое время или другое помещение, при необходимости другую площадку.
4. Если вы обещали вернуть предоплату, сделайте это без промедления.
5. Разберитесь, как возникла ошибка, и исправьте процесс. По вопросам компенсации и условий договора при необходимости посоветуйтесь с юристом.

Как это решает Saalo

Saalo на уровне базы данных не позволяет сохранить пересекающиеся бронирования одного помещения. Кроме того, есть временные удержания со сроком, буфер на подготовку и уборку, бронирование всего здания и веб-форма, показывающая только свободное время. Когда клиент подтверждает предложение, наличие свободного времени перед подтверждением бронирования проверяется ещё раз. Посмотрите функции, цены или решение для вашего типа площадки, например усадьбы. О более быстром составлении предложений: составление предложения.