Kā izvairīties no dubultās rezervācijas zāļu un telpu nomā

Dubultā rezervācija rodas, kad viena un tā pati telpa ir apsolīta diviem klientiem vienam laikam. Lai no tās izvairītos, vajadzīgs viens uzticams kalendārs, kurā iekļūst visas rezervācijas, un pārbaude, kas neļauj ievadīt pārklājošos laiku. Tālāk ir biežākie cēloņi, rokām ievērojami noteikumi un tas, ko dara gudra sistēma.

Kā rodas dubultā rezervācija

Parasti to neizdara neviens neuzmanības dēļ. Cēlonis ir organizācija:

• Vairāki kanāli. Pieprasījumi nāk uz e-pastu, tālruni, Facebook un uz vietas. Ja kalendārs ir tikai viena cilvēka galvā vai failā, otrs darbinieks to neredz.
• Solījums pirms apstiprinājuma. Pa tālruni sakāt "piektdien ir brīvs", bet nekur to neatzīmējat. Pēc stundas kolēģis sola to pašu laiku citam.
• Vairāki kalendāri. Viens kalendārs zālēm, otrs naktsmītnei, trešais visai mājai. Visas mājas rezervācija nenobloķē atsevišķās telpas.
• Aizmirsts buferis. Viens pasākums beidzas plkst. 16, nākamais sākas plkst. 16, lai gan uzkopšanai vajadzīga stunda.
• Vienlaicīga ievade. Divi cilvēki ievada rezervāciju vienā brīdī, un neviens neredz otra ierakstu.
• Vecs piedāvājums. Klients apstiprina pirms nedēļām nosūtītu piedāvājumu, bet laiks starplaikā ir atdots citam.

Kāda ir dubultās rezervācijas patiesā cena

Vienkāršākā sekas ir neērta saruna: vienam klientam jāpasaka, ka telpa nav brīva. Sliktākajā gadījumā zaudējat klientu, jāpiedāvā aizvietojums, jāmaksā kompensācija vai tiek bojāta reputācija. Profilakse vienmēr ir lētāka par brīdi, kad divi klienti stāv pie durvīm.

Rokām ievērojami noteikumi

Ja sistēmu vēl neizmantojat, palīdz šie noteikumi:

1. Viens kalendārs. Visas rezervācijas, arī pagaidu, iet vienā vietā. Ne "atgādne" un ne bloknots.
2. Nekādu solījumu pirms atzīmēšanas. Vispirms kalendārā, tad klientam.
3. Pagaidu paturēšana ar termiņu. Ja klients domā, atzīmējiet laiku kā "gaida" līdz noteiktam datumam un tad atbrīvojiet.
4. Buferis ap katru pasākumu. Sagatavošanu un uzkopšanu atzīmējiet kalendārā kā atsevišķu laiku.
5. Visas mājas rezervācijai nobloķējiet visas telpas. Un otrādi: ja viena telpa ir aizņemta, visa māja nav brīva.
6. Atkārtotās rezervācijas atzīmējiet atsevišķi. Iknedēļas vienošanās tiek aizmirstas visvieglāk.
7. Apstiprinot pārbaudiet vēlreiz. Pirms piedāvājuma apstiprināšanas paskatieties, vai laiks tiešām ir brīvs.
8. Viens cilvēks atbild. Ja darbinieku ir vairāki, vienojieties, kurš kalendāru uztur.

Tabula: cēlonis un profilakse

Ko dara gudra sistēma

Rokām veiktie noteikumi darbojas, kamēr tos visi ievēro. Sistēma šo darbu var paveikt jūsu vietā, taču pārbaudiet, kā tieši. Trīs līmeņi:

• Brīdinājums. Sistēma parāda pārklāšanos, bet tomēr ļauj saglabāt. Tas ir labāk nekā nekas, bet nav aizsardzība.
• Pārbaude lietotnē. Lietotne atsaka pārklājošu rezervāciju. Divu vienlaicīgu ievadu gadījumā kļūda tomēr var rasties.
• Pārbaude datubāzē. Pati datubāze nepieņem divas pārklājošas rezervācijas vienai telpai. Tas ir visdrošākais.

Papildus noder pagaidu paturēšana ar termiņu, bufera laiks pirms un pēc telpas, visas mājas rezervācijas saistība ar atsevišķām telpām un tīmekļa veidlapa, kas klientam rāda tikai brīvos laikus. Skatiet arī ko konferenču telpu rezervēšanas sistēmai jāprot.

Nedēļas kontrolsaraksts

Ja gribat ātri pārskatīt pašreizējo kārtību, izejiet to nedēļas laikā:

• Vai visi darbinieki zina, kur atrodas kalendārs?
• Vai pēdējā mēneša rezervācijās ir kāda, kas ir tikai e-pastā un kalendārā trūkst?
• Vai visas mājas un atsevišķo telpu rezervācijas ir savstarpēji saistītas?
• Vai gaidāmajiem pasākumiem ir atzīmēta sagatavošana un uzkopšana?
• Vai gaidošajiem pieprasījumiem ir termiņš, pēc kura laiks atbrīvojas?
• Vai piedāvājumiem ir derīguma termiņš?

Katrs "nē" ir vieta, kur var rasties dubultā rezervācija.

Piemērs: kā parasta nedēļa var noiet greizi

Piemērs: pirmdien uzņēmums pa tālruni jautā zāli piektdienas vakaram, un administrators atbild "brīvs". Kalendārā viņš to neieraksta, jo klients solīja dot ziņu. Otrdien no tīmekļa pienāk kāzu pieprasījums tai pašai piektdienai, un kolēģis, kurš kalendārā neko neredz, to apstiprina. Trešdien uzņēmums apstiprina. Tagad ir divi apstiprināti klienti un viena zāle.

Šādu situāciju neizraisa neviens slikts cilvēks, bet tas, ka solījums nekad nenonāca kalendārā. Noteikums "vispirms kalendārs, tad atbilde" to būtu novērsis.

Tīmekļa veidlapa kā aizsardzība

Viens no vienkāršākajiem veidiem samazināt risku ir ļaut klientam pašam redzēt tikai brīvos laikus. Ja tīmekļa veidlapa rāda tikai brīvos laikus, klients nevar pieprasīt laiku, kas ir aizņemts, un jums nav jāsaka "nē". Tā samazinās arī vēstuļu apmaiņa turp un atpakaļ: klients izvēlas laiku, kas tiešām ir pieejams.

Īpašie gadījumi, ko aizmirst

• Pasākuma pagarināšanās. Klients lūdz palikt stundu ilgāk. Pirms piekrītat, paskatieties, vai nākamā rezervācija to pieļauj.
• Telpas maiņa. Ja pasākumu pārceļat uz citu zāli, atbrīvojiet sākotnējo zāli kalendārā un pārbaudiet, vai jaunā ir brīva.
• Remonts un apkope. Atzīmējiet tos kalendārā tāpat kā rezervācijas, citādi kāds šo laiku pārdos.
• Paši savi pasākumi. Arī mājas iekšējās sanāksmes un pasākumi pieder kalendāram.

Ko darīt, ja dubultā rezervācija tomēr notiek

1. Pasakiet par to uzreiz, tiklīdz pamanāt. Jo agrāk klients uzzina, jo vairāk iespēju atrisināt.
2. Pārbaudiet, kura rezervācija apstiprināta agrāk un rakstiski.
3. Piedāvājiet aizvietojuma laiku vai citu telpu, vajadzības gadījumā citu vietu.
4. Ja esat apsolījis avansu atmaksāt, dariet to bez kavēšanās.
5. Pārskatiet, kā kļūda radās, un uzlabojiet procesu. Kompensācijas vai līguma noteikumu jautājumos vajadzības gadījumā konsultējieties ar juristu.

Kā to risina Saalo

Saalo datubāzes līmenī neļauj saglabāt pārklājošas vienas telpas rezervācijas. Papildus ir pagaidu paturēšana ar termiņu, sagatavošanas un uzkopšanas buferis, visas mājas rezervēšana un tīmekļa veidlapa, kas rāda tikai brīvos laikus. Kad klients apstiprina piedāvājumu, pieejamība pirms rezervācijas apstiprināšanas tiek pārbaudīta vēlreiz. Skatiet funkcijas, cenas vai sava tipa risinājumu, piemēram, muižas. Par ātrāku piedāvājuma sagatavošanu: cenu piedāvājuma sagatavošana.