Kaip greitai ir gerai atsakyti į renginio užklausą

Atsakymas į užklausą yra svarbiausias renginių vietos pardavimo žingsnis: klientas dažniausiai klausia kelių vietų vienu metu ir toliau kalbasi su ta, kuri atsako aiškiai ir konkrečiai. Greitis svarbus, bet svarbiau, kad pirmasis atsakymas turėtų viską, ko klientui reikia apsisprendimui, ir pastūmėtų vienu žingsniu į priekį.

Greitai nereiškia trumpai

Vienos eilutės „Sveiki, reikės pažiūrėti, pranešime!“ yra greitas, bet niekur nevedantis atsakymas. Klientas turi rašyti iš naujo ir klausti kainos. Geras pirmas atsakymas atima šiek tiek daugiau laiko, bet sutaupo tris laiškus pirmyn ir atgal.

Kad būtų greičiau, nereikia rašyti sparčiau, reikia mažiau darbo pradėti iš pradžių. Jei tos pačios informacijos klausia kiekvienas klientas, verta ją parengti iš anksto, vieną kartą.

Ko reikia iš užklausos

Prieš atsakant reikia žinoti bent:

• datą ir laiką (bei atsarginį variantą);
• svečių skaičių;
• renginio rūšį ir išdėstymą (pavyzdžiui, klasė, U forma, apvalūs stalai);
• ar reikia maitinimo, nakvynės ar įrangos;
• kontaktą ir kaip pageidaujama gauti atsakymą.

Jei pusės šių duomenų trūksta, protinga peržiūrėti užklausos formą, o ne kaskart klausti rankiniu būdu. Forma, kuri iškart surenka šiuos duomenis ir rodo tik laisvus laikus, sumažina patikslinančių laiškų.

Pirmojo atsakymo struktūra

Geras atsakymas paprastas ir laikosi tos pačios eilės:

1. Atsakymas į pagrindinį klausimą. Ar data laisva ir ar salė talpina svečius.
2. Kaina. Galutinė suma arba bent intervalas ir tai, ką ji apima.
3. Ko trūksta. Vienas ar du klausimai, o ne dešimt.
4. Kitas žingsnis. Atvykimas apžiūrėti, pasiūlymo patvirtinimas, datos rezervavimas.
5. Terminas. Kiek laiko laikote datą.

Dažna klaida yra praleisti kainą. Daug renginių vietų atsako „kaina priklauso“, o klientas eina ten, kur kainą mato. Jei tikslios kainos pasakyti negalite, pasakykite, nuo ko ji priklauso, ir nurodykite apytikslę sumą.

Atsakymų šablonai (pavyzdžiai)

Toliau pateikti tekstai yra pavyzdžiai, kuriuos galite pritaikyti savo vietai. Laužtinių skliaustų dalis užpildote patys.

Data laisva

Sveiki, [vardas]! Ačiū už užklausą. [Data] salė [pavadinimas] laisva [laikas], ir ji talpina [skaičius] žmonių [išdėstymas]. Apytikslė kaina yra [suma] + PVM, ji apima [ką]. Maitinimą galime pasiūlyti [variantai]. Datą jums laikysiu iki [data]. Ar tiktų [laikas] atvykti apžiūrėti patalpų, ar siųsti pasiūlymą el. paštu?

Data užimta

Sveiki, [vardas]! Deja, [data] salė [pavadinimas] jau rezervuota. Laisvos yra [dvi artimiausios datos] ir [alternatyvi salė tą pačią dieną]. Kaina ta pati: [suma]. Jei jums kuri nors tinka, ją palaikysiu iki [terminas].

Jei data užimta, nebaikite atsakymo žodžiu „deja“. Pasiūlykite alternatyvų, kartais jos klientams visai tinka.

Kainos negalima pasakyti iškart

Sveiki, [vardas]! Tikslesnei kainai man dar reikia dviejų dalykų: [klausimas 1] ir [klausimas 2]. Bendra orientacija: [salė] kainuoja [kaina] už valandą / dieną, papildomai [kas]. Kai atsakysite, tikslų pasiūlymą atsiųsiu per [laikas].

Paklausimas, kai klientas tyli

Sveiki, [vardas]! Norėjau tik patikrinti, ar mano pasiūlymas dėl [data] jus pasiekė. Datą laikau iki [terminas]. Jei ką nors reikia keisti, pvz., meniu ar patalpas, pasakykite.

Priminimą siųskite po kelių dienų, ne iškart. Ir tik vieną ar du kartus.

Iš anksto parengti dalykai

Laikas dažniausiai išeina ne rašymui, o paieškai. Turėkite po ranka:

Tikslios atšaukimo ir avanso formuluotės yra teisinis klausimas. Paprašykite savo teisininko jas peržiūrėti.

Kanalai: el. paštas, telefonas, socialiniai tinklai

Užklausos ateina iš kelių vietų, ir kiekvienas kanalas kuria savo problemą. Telefono skambutis lieka neužrašytas, „Facebook“ žinutė pasimeta, o el. laiškas nuskęsta tarp kitų. Paprasta taisyklė: užklausa, gauta bet kuriuo kanalu, užrašoma vienoje vietoje, kur matyti, kas atsako ir kada. Jei klientas skambino, po skambučio nusiųskite trumpą patvirtinamąjį laišką su susitarimais. Tai ir geras įrodymas, jei vėliau kils nesusipratimų.

Taip pat verta pagalvoti, kas atsako savaitgaliais ir atostogų metu. Jei vieno žmogaus atostogos reiškia savaitę tylos, klientas iki to laiko jau būna pasirinkęs. Net trumpas automatinis atsakymas („gavome užklausą, atsakysime rytoj iki 12 val.“) geriau nei tyla, jei šį pažadą ištesite.

Tipiškos klaidos

• Per daug pasirinkimų. Trys salės, penki meniu ir dvi kainoraščiai priverčia klientą laukti. Pasiūlykite vieną rekomendaciją ir pasakykite, kad galimos alternatyvos.
• Žargonas. „Renginio minimali apyvarta“ klientui nieko nesako. Pasakykite, kiek žmonių ar naktų minimaliai reikia.
• Neatsakytas klausimas. Jei klientas klausė apie automobilių stovėjimą, atsakykite apie stovėjimą, net jei tai atrodo nesvarbu.
• Pamirštas pažadas. Jei pažadėjote pasiūlymą rytojui, išsiųskite jį rytoj.
• Sena kaina. Pernai metų atsakymo kopija dažnai turi senąją kainą. Kainos turėtų ateiti iš vienos vietos, o ne iš senų laiškų.

Kaip čia tinka dirbtinis intelektas

DI gali padėti rengti atsakymo juodraštį, pavyzdžiui, apibendrinti užklausą, įvertinti skubumą ar paruošti atsakymo tekstą. Vis dėlto kainos ir datos turi ateiti iš jūsų taisyklių ir kalendoriaus, o ne iš DI spėjimo, o prieš siunčiant klientui atsakymą peržiūri žmogus. Plačiau: dirbtinis intelektas renginių vietos pardavimuose.

Atsakymo į užklausą kontrolinis sąrašas

• Ar pirmame sakinyje atsakiau į pagrindinį klausimą?
• Ar nurodyta kaina ir ką ji apima?
• Ar klausiau tik to, ko tikrai reikia?
• Ar pasiūliau kitą žingsnį ir terminą?
• Ar data kalendoriuje laikinai užlaikyta?
• Ar laiške nėra klaidų, pavyzdžiui, neteisingo vardo ar datos?

Kaip padeda Saalo

Funkcijos apima užklausos formą jūsų svetainėje, kurioje klientas mato tik laisvus laikus ir apytikslę kainą pagal jūsų kainų taisykles. Pasiūlymo tekstą juodraštiniu parengia DI, sumas skaičiuoja sistema, o pagal numatytuosius nustatymus patvirtina žmogus. Taip pat žr. kainas: 30 dienų nemokamai. Seminarų centro atveju pravers ir straipsnis apie seminaro maitinimą.