Kuidas vastata ürituse päringule kiiresti ja hästi

Päringule vastamine on ürituskoha müügi kõige olulisem samm: klient küsib tavaliselt mitmelt kohalt korraga ja jätkab vestlust sellega, kes vastab selgelt ja konkreetselt. Kiirus loeb, aga tähtsam on, et esimene vastus sisaldaks kõike, mida klient otsustamiseks vajab, ja viiks ühe sammu edasi.

Kiire ei tähenda lühike

Üherealine "Tere, tuleb vaadata, anna teada!" on kiire, kuid ei vii kuhugi. Klient peab uuesti kirjutama ja küsima hinda. Hea esimene vastus võtab natuke rohkem aega, kuid säästab kolm kirja edasi-tagasi.

Kiiruse jaoks ei ole vaja kirjutada kiiremini, vaid teha vähem otsast peale. Kui sama infot küsitakse igalt kliendilt, tasub see kord ette valmis mõelda.

Mida päringust vaja on

Enne kui vastata, peab teadma vähemalt:

• kuupäev ja kellaaeg (ning varuvariant);
• külaliste arv;
• ürituse liik ja paigutus (näiteks klassiruum, U-kuju, ümarlauad);
• kas on vaja toitlustust, majutust või tehnikat;
• kontakt ja kuidas soovitakse vastust.

Kui nendest puudub pool, on mõistlik päringuvorm üle vaadata, mitte iga kord käsitsi küsida. Vorm, mis kogub need andmed kohe ja näitab ainult vabu aegu, vähendab täpsustavaid kirju.

Esimese vastuse struktuur

Hea vastus on lihtne ja järgib sama järjekorda:

1. Vastus põhiküsimusele. Kas kuupäev on vaba ja kas ruum mahutab külalised.
2. Hind. Kogusumma või vähemalt vahemik ja see, mida see sisaldab.
3. Mis puudu on. Üks-kaks küsimust, mitte kümme.
4. Järgmine samm. Vaatama tulemine, pakkumise kinnitamine, kuupäeva hoidmine.
5. Tähtaeg. Kui kaua kuupäeva hoiad.

Hinna jätmine ära on sagedane viga. Paljud ürituskohad vastavad "hind sõltub" ja klient läheb edasi sinna, kus hinda näeb. Kui hinda ei saa täpselt öelda, ütle, mille järgi see kujuneb, ja anna hinnanguline summa.

Vastusemallid (näited)

Allolevad tekstid on näited, mida võid oma kohale kohandada. Sulgudes olevad osad täidad ise.

Kuupäev on vaba

Tere, [nimi]! Aitäh päringu eest. [Kuupäev] on [saal] vaba [kellaajad] ja saal mahutab [arv] inimest [paigutuses]. Hinnanguline hind on [summa] + käibemaks, see sisaldab [mida]. Toitlustust saame pakkuda [valikud]. Hoian kuupäeva teile [kuni kuupäev]. Kas sobiks [aeg] tulla ruumi vaatama või saadan pakkumise e-kirjaga?

Kuupäev on hõivatud

Tere, [nimi]! Kahjuks on [kuupäev] [saal] juba broneeritud. Vabad on [kaks lähimat kuupäeva] ja [alternatiivne saal samal päeval]. Hind on sama: [summa]. Kui teile mõni sobib, hoian selle teile [tähtajani].

Hõivatud kuupäeva korral ära lõpeta vastust sõnaga "kahjuks". Paku alternatiive, vahel on need klientidele täiesti sobivad.

Hinda ei saa kohe öelda

Tere, [nimi]! Täpse hinna jaoks vajan veel kahte asja: [küsimus 1] ja [küsimus 2]. Üldine suunis: [saal] maksab [hind] tunnis / päevas, lisandub [mis]. Kui vastad, saadan täpse pakkumise [aja] jooksul.

Järelküsimus, kui klient vaikib

Tere, [nimi]! Tahtsin lihtsalt kontrollida, kas minu pakkumine [kuupäeva] kohta jõudis teieni. Kuupäeva hoian [tähtajani]. Kui midagi on vaja muuta, nt menüüd või ruumi, anna teada.

Järelküsimuse saada mõne päeva pärast, mitte kohe. Ja ainult üks kord või kaks.

Eelnevalt valmis mõeldud asjad

Aeg kulub tavaliselt mitte kirjutamisele, vaid otsimisele. Hoia käepärast:

Tühistamise ja ettemaksu täpne sõnastus on juriidiline küsimus. Lase see oma juristil üle vaadata.

Kanalid: e-post, telefon, sotsiaalmeedia

Päringud tulevad mitmest kohast ja iga kanal tekitab oma probleemi. Telefonikõne jääb kirja panemata, Facebooki sõnum läheb kaduma ja e-kiri uppub teiste alla. Lihtne reegel: mis tahes kanalis tulnud päring kirjutatakse üles ühte kohta, kus on näha, kes vastab ja millal. Kui klient helistas, saada kõne järel lühike kinnituskiri, kus on kokkulepitu. See on ka hea tõend, kui hiljem tekib arusaamatus.

Samuti tasub mõelda, kes vastab nädalavahetusel ja puhkuse ajal. Kui ühe inimese puhkus tähendab nädalat vaikust, siis klient on selleks ajaks juba valiku teinud. Isegi lühike automaatvastus ("saime päringu kätte, vastame homme kella 12-ks") on parem kui vaikus, kui sa seda lubadust täidad.

Tüüpilised vead

• Liiga palju valikuid. Kolm saali, viis menüüd ja kaks hinnakirja panevad kliendi ootama. Paku üks soovitus ja ütle, et alternatiivid on võimalikud.
• Žargoon. "Ürituse miinimumkäive" ei ütle kliendile midagi. Ütle, kui mitu inimest või kui palju ööd on minimaalselt vaja.
• Vastamata küsimus. Kui klient küsis parkimise kohta, vasta parkimise kohta, isegi kui see tundub ebaoluline.
• Lubatud asi unustatakse. Kui lubasid pakkumise homseks, saada see homme.
• Vana hind. Kopeeritud vastus eelmisest aastast sisaldab tihti vana hinda. Hinnad peaksid tulema ühest kohast, mitte vanadest kirjadest.

Kuidas tehisaru siia sobib

Tehisaru võib aidata vastuse mustandi kirjutamisel, näiteks päringu kokkuvõttel, kiireloomulisuse hindamisel või vastuse teksti ettevalmistamisel. Hinnad ja kuupäevad peavad siiski tulema sinu reeglitest ja kalendrist, mitte tehisaru oletusest, ning enne klientidele saatmist vaatab vastuse üle inimene. Pikemalt: tehisaru ürituskoha müügis.

Päringule vastamise kontrollnimekiri

• Kas vastasin põhiküsimusele esimeses lauses?
• Kas hind ja selle sisu on kirjas?
• Kas küsisin ainult seda, mida tõesti vaja on?
• Kas pakkusin järgmise sammu ja tähtaja?
• Kas kuupäev on kalendris ajutiselt hoitud?
• Kas kirjas pole vigu, näiteks vale nimi või vale kuupäev?

Kuidas Saalo aitab

Funktsioonid hõlmavad päringuvormi sinu lehel, kus klient näeb ainult vabu aegu ja hinnangulist hinda sinu hinnareeglite järgi. Pakkumise tekstile teeb mustandi tehisaru, summad arvutab süsteem ja vaikimisi kinnitab pakkumise inimene. Vaata ka hindu: 30 päeva on tasuta. Seminarikeskuse vaates on abiks ka seminari toitlustuse artikkel.