E-arve ürituskohale: mida küsida ettevõttest kliendilt

E-arve on arve, mis saadetakse kliendi raamatupidamisprogrammi masinloetava failina, mitte PDF-ina e-kirjaga. Kui sinu klient on ettevõte, küsib ta sageli just seda. Et e-arve jõuaks õigesse kohta, vajad kliendi kohta mõnda andmet: täpset ärinime, registrikoodi ja e-arve aadressi või operaatorit. Küsi neid kohe broneerimisel, mitte siis, kui arve on tegemata.

Mis on e-arve lihtsas keeles

Tavaline PDF-arve on pilt, mida inimene loeb ja mille summad ta käsitsi raamatupidamisse sisestab. E-arve on struktureeritud fail (Eestis tavaliselt XML-vormingus), kus iga väli on kindlas kohas: arve number, kuupäev, read, summad, käibemaks, tasumise tähtaeg. Kliendi raamatupidamistarkvara loeb selle ise sisse ja teeb arvest kande.

Sinu jaoks tähendab see vähem käsitsi tööd kliendi poolel ja vähem vigu. Kliendi jaoks tähendab see, et arve ei hakka ootama kellegi postkastis.

Arve ise liigub tavaliselt e-arve operaatori kaudu. Operaator on teenusepakkuja, kellega klient on lepingu teinud ja kes võtab arved vastu. Seetõttu pole sul vaja kliendi tarkvara ise näha, vaid teada, kuhu arve saata.

Kas sa pead e-arvet tegema

See sõltub nii sinust kui kliendist. Mõned ettevõtted ja asutused eeldavad e-arvet, teised võtavad vastu ka PDF-i. Millal ja kellele see on kohustuslik, selgitab sulle raamatupidaja või maksuameti ametlik juhend, ja reeglid võivad muutuda. Selles artiklis keskendume praktikale: kui klient küsib e-arvet, pead suutma seda anda.

Mida ettevõttest kliendilt küsida

Küsi andmed juba päringu või broneeringu kinnitamisel. Hiljem on keegi puhkusel või ei mäleta, kes oli kontaktisik.

1. Ettevõtte täpne nimi. Nii nagu see on äriregistris, koos õigusliku vormiga (OÜ, AS, MTÜ).
2. Registrikood.
3. Käibemaksukohustuslase number, kui klient on selline.
4. Aadress.
5. E-arve aadress ja operaator. Klient teab seda tavaliselt oma raamatupidajalt. Kui ta ei tea, tähendab see, et ta ei võta arvet e-arvena vastu ja piisab PDF-ist.
6. Viitenumber või tellimuse number. Suuremad organisatsioonid nõuavad seda arvele, vastasel juhul arvet ei maksta.
7. Kontaktisik arve küsimuste jaoks.
8. Soovitud arve saatmise viis: e-arve, PDF e-kirjaga või mõlemad.

Kui lisad need väljad broneerimisvormi, ei pea sa hiljem kliendi järel käima. Tee vormis eraldi plokk "Arve andmed" ja märgi, mis on kohustuslik.

Kuidas vältida tüüpvigu

• Valesti kirjutatud ärinimi. Väike erinevus võib viia selleni, et arve lükatakse tagasi. Kopeeri nimi registrist, ära kirjuta mälu järgi.
• Eraisiku ja ettevõtte segiaetus. Kui broneerib töötaja, aga maksab ettevõte, selgita välja, kellele arve tuleb.
• Puuduv viitenumber. Küsi kohe, kas kliendil on tellimuse number.
• Arve ainult PDF-ina. Kui klient ootab e-arvet, ei jõua PDF raamatupidajani õigesti.
• Muutused pärast arve väljastamist. Kui üritus muutub, tee uus pakkumine ja alles seejärel arve. Parandusarve on alati tülikam kui õige arve esimesel korral.

Ettemaksuarve ja lõpparve

Kui võtad ettemaksu, on arveid tavaliselt kaks: ettemaksuarve broneerimisel ja lõpparve pärast üritust, kus ettemaks on maha arvestatud. Mõlema arve ridu ja summasid tuleb lugeda kokku, et klient ei maksaks topelt ega vähem. Ettemaksu selgitab lähemalt ettemaksu ja tühistustingimuste artikkel. Kuidas käibemaks arvel kirja panna, vaata artiklist käibemaks ruumirendil.

Erijuhtudes, näiteks ettemaksu käibemaksus, on mõistlik küsida raamatupidajalt, kuidas just sinu ettevõttes seda käsitleda.

Näide: arveandmete küsimine kirjas

Kui klient kinnitab pakkumise, võid saata lühikese kirja:

Tere! Täname broneeringu kinnitamise eest. Arve koostamiseks palume teilt ettevõtte täpset nime, registrikoodi, e-arve aadressi (või operaatorit) ja vajadusel tellimuse numbrit. Kui eelistate PDF-arvet e-kirjaga, andke teada.

See kiri on lühike ja kliendil on lihtne vastata. Parem veel, kui sama on juba broneerimisvormis ja kiri jääb ära.

Mida arvele kirjutada

Sõltumata sellest, kas arve on e-arve või PDF, peaks arvel olema:

• arve number ja kuupäev;
• sinu ja kliendi nimi, registrikood ja aadress;
• ürituse kuupäev, ruum ja lühike kirjeldus;
• read eraldi, igaühel kogus, ühikuhind ja summa;
• summa ilma käibemaksuta, käibemaks, summa käibemaksuga;
• tasumise tähtaeg ja pangakonto;
• viitenumber, kui klient seda nõuab.

Arvele esitatavad täpsed nõuded on seadustes. Kui sa ei ole kindel, kas sinu arve vorm sobib, küsi raamatupidajalt.

Millal e-arve aitab kõige rohkem

E-arvest on kasu eelkõige siis, kui:

• kliendid on valdavalt ettevõtted ja asutused;
• sul on korduvaid kliente (iga-aastased suvepäevad, regulaarsed koolitused);
• arveid on palju ja käsitsi sisestamine aeglustab tööd.

Kui kliente on vähe ja valdavalt eraisikud, võib PDF-arve olla täiesti piisav. Ära tee süsteemi keerulisemaks, kui seda ei vaja.

Kontrollnimekiri enne arve väljastamist

• Kas ärinimi ja registrikood ühtivad kliendi andmetega?
• Kas kliendi e-arve aadress või operaator on olemas?
• Kas viitenumber on arvel, kui seda nõutakse?
• Kas summad ja käibemaks klapivad pakkumisega?
• Kas ettemaks on arvestatud?
• Kas tasumise tähtaeg on arusaadav?

Kui kõik on jah, siis on suur tõenäosus, et arve jõuab kliendi raamatupidajani ja saab tasutud ilma lisakirjata.

Kuidas hoida kliendi andmed korras

Kui klient on sama, kes broneeris ka eelmisel aastal, ära küsi kõike uuesti, vaid kinnita: "Kas arve andmed on endiselt samad?" Ettevõtte nimi, aadress ja operaator võivad vahepeal muutuda. Hoia andmed ühes kohas, mitte e-kirjade vahel, ja uuenda neid, kui klient teatab muutusest.

Pea meeles ka isikuandmete reeglit: küsi ainult seda, mida arveks vaja, ja ära hoia andmeid kauem, kui vaja. Täpsemad nõuded vaata üle oma andmekaitse- ja raamatupidamisnõustajaga.

Kuidas Saalo seda toetab

Saalo teeb arved broneeringu andmetest, sh Eesti e-arve XML-i (operaatoriga veel testimata), nii et ettevõttest klient saab arve vormis, mida ta raamatupidamisprogramm loeb. Ettemaksu saab küsida sinu enda Montonio kontoga (valikuline). Vaata funktsioone või kultuurikeskuste lahendust. Arve nõuete osas küsi alati nõu oma raamatupidajalt.