Käibemaks ruumirendil: kuidas näidata hindu pakkumisel ja arvel

Käibemaks ruumirendil on pakkumise puhul kõige tavalisem eksimus: klient arvab, et hind sisaldab käibemaksu, aga see ei sisalda, või vastupidi. Reegel on lihtne: kirjuta alati välja, kas summa on käibemaksuga või ilma, näita mõlemat kokkuvõttes ja kasuta kogu pakkumises ühte põhimõtet. Eesti käibemaksu standardmäär on 24% alates 1. juulist 2025.

Allpool on praktilised näpunäited. See ei ole maksunõustamine: erijuhtumeid tasub alati arutada oma raamatupidajaga.

Miks see on tähtis

Ürituskoha kliendid jagunevad kaheks: ettevõtted, kes tavaliselt arvestavad hindu käibemaksuta, ja eraisikud, kes mõtlevad lõppsummas. Kui sinu hinnakiri ütleb "240 €" ja seda ei täpsustata, saab üks klient aru, et maksab 240 €, ja teine, et maksab 297,60 €. Mõlemad võivad olla õiged, kuni keegi näeb arvet.

Sellest kasvavad ebameeldivad vestlused. Klient tunneb end petetuna, sina kaotad usalduse ja tihti ka kliendi.

Kolm võimalust hinda näidata

1. Hinnad käibemaksuta, käibemaks eraldi reana. Tavaline B2B ehk ettevõtetele müügi puhul. Näiteks "240 € + km".
2. Hinnad käibemaksuga. Tavaline eraisikutele müügil. Näiteks "297,60 € (sh km)".
3. Mõlemad kõrvuti. Kõige selgem, kui kliente on mõlemat tüüpi: "240 € ilma käibemaksuta / 297,60 € käibemaksuga".

Vali üks põhimõte ja kasuta seda kõikjal: kodulehel, pakkumises, kinnituses ja arvel. Kõige halvem on olukord, kus kodulehel on hind ühtmoodi ja pakkumises teistmoodi.

Näiteks Telliskivi Loomelinnaku seminariruum Sõna on avalikus hinnakirjas 45 € + km tunnis (kuni 3 tundi, seisuga 31.10.2026). Käibemaksuta hind sobib hästi, kui sinu peamine klient on ettevõte.

Kuidas arvutada

Käibemaksu arvutamine on lihtne, kuid vigu tuleb ikka. Kasuta alati sama suunda.

• Hind ilma käibemaksuta → käibemaksuga: korruta 1,24-ga.
• Hind käibemaksuga → ilma käibemaksuta: jaga 1,24-ga.

Näide (väljamõeldud numbrid): ruumi päevarent 240 € ilma käibemaksuta, kohvipaus 20 inimesele 120 € ilma käibemaksuta.

Käibemaks arvutatakse kogusummalt, mitte iga rea pealt eraldi ümardades, et vältida sentide vahet. Kokkuvõttes on mõlemad summad kõrvuti ja kõik on kontrollitav.

Mida pakkumises ja arvel kirjutada

• Iga rea hind on märgitud selgelt (ilma käibemaksuta või käibemaksuga).
• Kokkuvõttes on kolm rida: summa ilma käibemaksuta, käibemaks, summa käibemaksuga.
• Tasutav summa on esile tõstetud.
• Kui ettemaks küsitakse, kirjuta, kas ettemaks on arvestatud käibemaksuga summast. Vaata ettemaksu artiklit.
• Kui klient on välismaalt või käibemaksukohustuslane, märgi see arvele ja küsi andmed (registrikood, vajadusel käibemaksukohustuslase number) juba broneerimisel.

Millal küsida raamatupidajalt

Põhimõte "ruumi rent + 24% käibemaks" kehtib paljudel juhtudel, kuid kõigil mitte. Küsi alati oma raamatupidajalt, kui:

• sinu ettevõte ei ole käibemaksukohustuslane;
• pakud lisaks ruumile ka majutust, sest majutusele võivad kehtida teised reeglid;
• müüd toitlustust või teisi teenuseid koos ruumiga ja pakett on segane;
• klient on välismaalt või teises riigis registreeritud ettevõte;
• tegu on mittetulundusühingu, sihtasutuse või avaliku sektori asutusega ja küsimus on soodustustes või erisustes;
• tahad hinda anda "ühe summana, milles on kõik".

Siin neid erijuhtumeid ei selgitata, sest vastus oleneb sinu ettevõtte olukorrast. Raamatupidaja aitab, et arved oleksid õiged.

Kuidas selgitada klientidele

Kliendid küsivad tihti: "Kas hind on koos käibemaksuga?" Parim vastus on see, mis on juba pakkumise teksti kirjutatud. Üks lause piisab: "Kõik hinnad on esitatud käibemaksuta; käibemaks 24% lisandub arvele." Eraisikule lisa: "Teie jaoks on lõppsumma 446,40 €."

Ära luba suusõnaliselt midagi, mida pakkumises ei ole. Kui klient kuuleb telefonis "300 eurot" ja pakkumine ütleb "300 € + km", tekib vaidlus, mille sa kaotad.

Levinud vead

• Hinnakiri ilma märgeta. Lihtsalt "200 €" ei ütle midagi.
• Eri ridadel erinev põhimõte. Ruum on käibemaksuga, toitlustus ilma.
• Käibemaksu arvutamine käsitsi. Väikesed vead korduvad. Kasuta tabelit või süsteemi, mis arvutab sama valemiga.
• Vana määr. Kui hinnakiri on tehtud enne 1. juulit 2025, kontrolli, et kasutad praegust määra.
• Ettemaks ja lõpparve segi. Ettemaksuarve ja lõpparve peavad kokku andma õige lõppsumma.

Eraisik ja ettevõte: kumb hind kodulehele

Kui teenindad nii eraisikuid kui ettevõtteid, on kõige ausam näidata hinnakirjas mõlemat: käibemaksuta hind põhirealt ja käibemaksuga hind sulgudes. Nii ei pea kumbki klient arvutama ja vähem inimesi küsib "kas see on koos käibemaksuga?". Kui koduleht on ainult ühe sihtrühma jaoks, vali selle sihtrühma harjumus, aga kirjuta märge nähtavasse kohta, mitte lehe põhja väikese kirjaga.

Ettemaks ja käibemaks

Kui küsid ettemaksu, kirjuta pakkumisse, kas see on arvutatud käibemaksuga või ilma summalt, ja too lõpparvel välja, kui palju on juba makstud. Klient peab nägema, et ettemaks on lõppsummast maha arvestatud, mitte lisatud.

Kuidas see seostub e-arvega

Kui sinu klient on ettevõte, soovib ta arvet sageli e-arvena. Siis tulevad arvele samad summad, kus käibemaks on eraldi näidatud. Loe lisaks artiklit e-arvest ürituskohale.

Kontrollnimekiri enne pakkumise saatmist

• Kas pakkumise alguses on kirjas, kas hinnad on käibemaksuga või ilma?
• Kas kõik read järgivad sama põhimõtet?
• Kas kokkuvõttes on nähtavad summa ilma käibemaksuta, käibemaks ja lõppsumma?
• Kas kodulehe hinnakiri ja pakkumine ütlevad sama?
• Kas ettemaksu summa on selge?
• Kas erijuhtumi puhul (välisklient, majutus, mitte-käibemaksukohustuslane) on raamatupidaja nõu küsitud?

Kui käid selle läbi iga kord, kaovad enamik käibemaksuga seotud vaidlusi enne, kui need tekivad. Hinnakirja üles ehitamisest loe ka artiklit ruumide rendi hinnakiri.

Kuidas Saalo seda toetab

Saalo arvutab hinnad sinu reeglitest ja näitab käibemaksu selgelt. Hinnareeglites saad kasutada tunni-, päeva- ja paketihindu, lisasid ja käibemaksu. Arved tehakse süsteemist, sh Eesti e-arve XML. Vaata funktsioone ja hindu.