Ürituse päevakava: mis sinna kuulub ja kellele see jõuab

Ürituse päevakava on ühe lehe pikkune ajaplaan sündmuspäeva jaoks: mis kell mis juhtub, kus ja kes vastutab. Hea päevakava hoiab ära küsimused "kas kohv on juba laual?" ja "kes lukustab ukse?". Allpool on, mida sinna kirjutada, kellele see anda ja näidistabel.

Mis päevakava on ja miks seda vaja on

Kokkulepped tehakse nädalaid ette, kuid üritus toimub ühe päeva jooksul. Päevakava viib kokkulepped päeva kellaaegadeks. Seda nimetatakse ka inglise keeles run sheet'iks.

Päevakava kasu on lihtne:

• köök teab, millal on kohvipaus ja lõuna;
• tehnik teab, millal peab projektor olema valmis;
• klient teab, mis kell saab ruumi sisse ja millal tuleb välja;
• sina teadad, kes on igal hetkel kus, ja keegi ei pea sinult kogu aeg küsima.

Eriti vajalik on see siis, kui üritusega tegeleb rohkem kui üks inimene, ehk peaaegu alati.

Mis päevakavasse kuulub

Ajad

Alusta sellest, mis on kindel: üritus algab, lõpeb, ruum tuleb üle anda. Seejärel lisa ümber nähtamatu töö:

• ettevalmistus: mööbli paigutus, tehnika katsetus, kaunistamine;
• saabumine: kes tuleb ja millal (esinejad, toitlustaja, dekoraator, muusik);
• programm: esinemised, paus, söök;
• lõpetamine: koristus, tehnika ära, mööbli tagasi, ruumi üleandmine.

Puhveraeg ürituse ees ja järel on päevakavas sama oluline kui programm. Kui ruum on vaja jätta järgmisele kliendile kell 18, ei saa lõpp olla "umbes kuus".

Kohad

Kirjuta iga punkti juurde, kus see toimub: põhisaal, fuajee, aed, kamina­saal. Suuremas majas on see sageli esimene küsimus.

Vastutajad

Iga punkti juurde üks nimi. Kui kirjas on "kolleegid", ei tee seda keegi. Pane nimi ja telefon.

Toitlustus

Millal ja mida serveeritakse, mitu portsjonit, eridieedid. Köögi jaoks on see päevakava tähtsaim osa. Lähemalt: seminari toitlustus.

Tehnika ja paigutus

Mis paigutus (näiteks teater või U-kujuline), mikrofon, projektor, ekraan, wifi. Kui paigutus on ruumi plaanis, lisa viide. Vt ka: ruumi paigutus ja mahutavus.

Kontaktid

Kes on kliendi kontaktisik üritusepäeval? Kes on maja poolt? Kellele helistada, kui toitlustaja hilineb? Üks nimekiri lehe lõpus.

Erijuhud

Hoiatused, mida on hea ette teada: allergiad, ligipääsetavus, lapsed, kuulus külaline, ootamatu muusika. Ja mida teha, kui ilm muutub (pulm õues). Plaan B lühidalt.

Näidis: seminari päevakava

Näide, väljamõeldud ajad ja nimed. Ühepäevane koolitus 20 inimesele.

Päevakava tegelik pikkus sõltub üritusest. Pulma plaan on tavaliselt pikem, detailsem ja sisaldab palju rohkem erinevaid osapooli.

Kellele päevakava jõuab

Sama leht ei sobi kõigile. Hea tava on teha üks põhiversioon ja tõsta sealt välja see, mida iga osapool vajab.

• Klient: terve päeva ülevaade, tema kohustused ja kellaajad.
• Köök / toitlustaja: söögiajad, portsjonite arv, eridieedid.
• Tehnik: ettevalmistus, tehnika proovi aeg, programm.
• Maja töötajad: ettevalmistus, vahetused, koristus, üleandmine.
• Esinejad ja teenusepakkujad: nende saabumisaeg, koht, kontakt.

Kõigile ei pea kõiki nimesid ja detaile andma. Aga kõik peavad nägema sama kellaaegu, vastasel juhul tekib kaks eri tõde.

Millal päevakava valmis saab

• 7–14 päeva enne: esimene versioon kliendiga läbi arutatud.
• 2–3 päeva enne: lõplikud külaliste arvud ja menüü kinnitatud, muutused sisse.
• Üritusele eelneval päeval: viimane versioon laiali, ja kõik osapooled on seda lugenud.
• Ürituse päeval: paberil või telefonis valmis, et keegi ei peaks seda otsima.

Muutused tulevad ka viimasel hetkel. Kirjuta versiooni kuupäev lehe päisesse, siis ei kasuta keegi vana versiooni.

Levinud vead

• Kõik ajad on "umbes". Kirjuta täpne aeg; kui see on ligikaudne, märgi see.
• Puudub ettevalmistus- ja koristusaeg.
• Vastutajat pole või on "me".
• Plaan on e-kirjas, mille leidmine nõuab otsimist.
• Kliendi versioon ja köögi versioon erinevad.

Pulma päevakava: mida lisada seminarile lisaks

Pulma plaan erineb seminari omast. Lisaks tuleb sinna tavaliselt kirjutada:

• tseremoonia algus ja koht, külaliste saabumisaeg;
• fotograafi ja muusiku saabumine ning tehnika proov;
• eelroa, pearoa ja koogi serveerimise ajad;
• kõned ja programmipunktid, kellel kui kaua aega on;
• tantsu algus ja öise lõpu aeg;
• külaliste lahkumine, transport, majutuse registreerimine.

Pulmas on kõige tavalisem probleem see, et üks osapool (näiteks toitlustaja) ei tea, et tseremoonia lükkus pool tundi edasi. Seetõttu lisa päevakavasse sektsioon "kui plaan muutub": kes teavitab kõiki ja kuidas.

Päevakava ja kliendi suhtlus

Hea tava on saata päevakava kliendile kinnitamiseks ning küsida täpselt: "Palun vaata kellaajad üle ja anna teada hiljemalt reedeks." Nii on vastutus jagatud ja sa ei pea päeva sees vaidlema, kes mida lubas. Kui klient muudab midagi hiljem, anna uus versioon kõigile, mitte ainult kliendile.

Kuidas Saalo seda toetab

Saalos on iga broneeringu juures päevakava (run sheet), menüüd ja toitlustuse valikud ning köögi leht. Kliendi portaalis saab hallata ka külaliste nimekirja. Pro paketis saab kinnitatud broneeringu ja päevakava põhjal luua lühikese briifingu meeskonnale; kõik numbrid kontrollitakse. Tehisaru teksti vaatab alati üle inimene. Vaata funktsioone ja hindu. Seotud: pulmamõisa päringud.