Ruumi paigutus ja mahutavus: teater, klass, U-kuju ja pidulaud

Ruumi paigutus määrab, mitu inimest samasse ruumi mahub. Sama saal võib mahutada teatripaigutuses tunduvalt rohkem inimesi kui pidulaudadega. Seetõttu ei ole küsimus "kui palju see ruum mahutab?" üksi piisav: tuleb küsida "mitu inimest mahub selles paigutuses?". Allpool on viis levinumat paigutust, millal mida valida ja mida teha, et mahutavus oleks avalikus info alati õige.

Viis levinumat paigutust

Teater (toolid ridades)

Toolid ridades näoga esinejate poole, lauad puuduvad. See on kõige tihedam paigutus.

• Sobib: loengud, esitlused, üldkoosolekud, kontserdid, tseremooniad.
• Plussid: mahutab kõige rohkem inimesi, kõik näevad ette.
• Miinused: kirjutamiseks ei ole kohta, rühmatööd pole mõtet, inimesed ei saa omavahel suhelda.

Klass (koolitusstiil)

Lauad ridades, toolid laudade taga, kõik näoga ette.

• Sobib: koolitused, kus tuleb märkmeid teha või sülearvutiga töötada.
• Plussid: laud iga osaleja ees.
• Miinused: vajab rohkem ruumi kui teater. Tagumised read on esinejast kaugel.

U-kuju

Lauad moodustavad U-tähe, esineja või juhataja seisab avatud otsas.

• Sobib: koosolekud, töötoad, väiksemad koolitused, kus osalejad peavad omavahel rääkima ja samas esinejat nägema.
• Plussid: hea suhtlus, esineja saab liikuda U sees.
• Miinused: mahutab vähem kui klass, ei sobi suurtele gruppidele.

Pidulaud (banketipaigutus)

Ümmargused või pikad lauad, kus inimesed istuvad söögi ja jutu jaoks.

• Sobib: pulmad, juubelid, gala-õhtusöögid.
• Plussid: mugav söömiseks, sotsiaalne.
• Miinused: laud võtab palju ruumi, ruumi on vaja ka teenindajatele läbi liikuda. Mahutavus on tihti väiksem, kui arvatakse.

Kokteil (püsti)

Inimesed seisavad, võib olla kõrgemaid kokteililaudu ja mõned istekohad.

• Sobib: vastuvõtud, avamised, võrgustumisüritused.
• Plussid: kõige rohkem inimesi ilma toolideta, liikumine ja suhtlus.
• Miinused: väsitab, pikemaks ajaks ei sobi, söömine on piiratud.

Kuidas mahutavus paigutusega muutub

Üldine reegel: mida rohkem mööblit inimese kohta, seda vähem inimesi mahub. Järjekord kõige tihedamast kõige hõredamani on tavaliselt selline: kokteil ja teater mahutavad kõige rohkem, seejärel pidulaud ja klass, ning U-kuju kõige vähem. Täpne järjekord sõltub ruumi kujust.

Allpool on näidis, et näha mahutavuse erinevust. Numbrid on väljamõeldud ega kehti ühegi päris ruumi kohta.

Näiteks 80 m² saali mahutavus eri paigutustes:

Tegelik mahutavus sõltub konkreetsest ruumist, mööblist, sissepääsudest ja tuleohutusnõuetest. Ära kasuta mingeid üldisi "inimest ruutmeetri kohta" arve ilma, et kontrolliksid oma ruumi. Maksimaalne lubatud inimeste arv ruumis on tavaliselt seotud tuleohutuse ja evakuatsioonitingimustega; kui sa pole kindel, küsi omanikult, hooldusfirmalt või päästeametist. Selle koha pealt ei tasu oletada.

Kuidas valida paigutust ürituse järgi

Küsi endalt kolm asja:

1. Mida inimesed teevad? Kuulavad (teater), kirjutavad (klass), räägivad (U-kuju), söövad (pidulaud), suhtlevad (kokteil).
2. Kui kaua? Kaks tundi toolil on teine asi kui pool päeva.
3. Mitu inimest? Kui külaliste arv on piiri peal, vali vähem tihe paigutus või suurem ruum.

Näiteks: 30-inimesega koolitus, kus tehakse sülearvutiga tööd, vajab klassipaigutust. Sama grupp ühe tunnise esitluse jaoks mahub hõlpsasti teatripaigutusse ka väiksemasse ruumi. Rohkem ruumi valikust: kuidas valida seminariruumi.

Mida ruumi paigutusega arvestada lisaks toolidele

• Esinemisala: lava, ekraan, mikrofon. Need võtavad ruumi, mis ei lähe külaliste arvu sisse.
• Läbikäigud: vähemalt piisavalt, et inimene saaks tooli taha ja ruumist välja pääseda.
• Toitlustuslaud: kohvilaud või buffet, kuhu tekib järjekord.
• Garderoob ja kotid.
• Ligipääsetavus: ratastoolile vajalik koht ja läbikäik.
• Ümberpaigutamise aeg: teater lõunaks pidulauaks muuta võtab aega ja töötajaid. Pane see päevakavasse. Vt ürituse päevakava.

Mida ürituskoht peaks kirjutama oma lehele

Kui oled ruumi omanik, aita klientidel valida. Iga ruumi juures näita:

• ruumi pindala;
• mahutavus iga paigutuse jaoks eraldi, mitte üks number;
• millist mööblit on olemas ja kui palju;
• kas paigutuse muutmine kuulub hinda.

Ainult üks number ("mahutab 100 inimest") eksitab: klient broneerib 100 inimesele pidulaudadega ruumi, mis mahutab laudadega 60. Parem on öelda aus number igale paigutusele. Sellest on kasu mõlemale poolele, sest vähem on ebameeldivaid üllatusi üritusepäeval.

Näide: päring paigutusega

Näide, väljamõeldud päring. "Tere! Meil on 40-inimeseline koolitus 12. märtsil, päeval pikk töö sülearvutitega. Milline ruum sobib?"

Hea vastus küsib: kas ainult koolitus või ka lõuna samas ruumis? Kas osalejad vajavad lauda? Siis pakub klassipaigutust sobiva suurusega ruumis ja märgib, et lõuna serveeritakse eraldi ruumis. Nii ei pea klient ise paigutuste vahel orienteeruma.

Paigutuse muutmine ja ümberehitus

Kui samal päeval toimub kaks erinevat sündmust (näiteks hommikune koolitus klassipaigutuses ja õhtune vastuvõtt kokteilina), arvesta ümberehitusega. Mööbli teisaldamine võtab aega ja vähemalt paar töötajat. Kui see aeg pole broneeringus nähtav, võtab see aega kliendi ürituselt või sinu puhveraja arvelt. Kirjuta ümberehituse aeg päevakavasse ja küsi vajadusel lisatasu.

Hea küsimus iga uue päringu juures: kas paigutus on kogu ürituse jooksul sama või muutub see päeva sees? Lõuna pidulaudadel ja pärastlõunane teater tähendab kahte erinevat seadistust ning ainult ühe paigutuse mahutavus ei kehti mõlemale.

Mida klient peaks päringus kirjutama

• kui palju inimesi tuleb (täpne või ligikaudne vahemik);
• millist paigutust ta soovib või mida inimesed teevad;
• kas on vaja lava, ekraani, buffet'd või tantsupõrandat;
• kas on inimesi, kes vajavad ratastoolile sobivat ligipääsu.

Sellest piisab, et pakkuda sobivat ruumi. Kui klient ei tea paigutust, küsi, mida inimesed ürituse jooksul teevad.

Kuidas Saalo seda toetab

Saalos saab igale ruumile lisada paigutused koos mahutavusega ja kliendi päringu vormis valida paigutus. Veebilehel näidatakse ruume ja paigutusi, ning avalikus ürituskohtade kataloogis /kohad saab kohti leida linna, külaliste arvu ja paigutuse järgi (kui koht on selle valinud). Vaata ka funktsioone ja konverentsikeskuste lahendust.