Ettevõtte suvepäevad: mida ürituskoht pakkumiseks ette valmistab

Ettevõtte suvepäevi korraldav inimene otsib kohta, kus on kõik ühes: ruum, söök, majutus, tegevused ja plaan vihma jaoks. Kui sinu ürituskoht saab vastata ühe pakkumisega kõigele, oled suure eelise saanud. Selleks pead olema valmis enne, kui päring saabub.

Kes suvepäevi korraldab ja mida ta tahab

Suvepäevade korraldaja on tavaliselt personalijuht, kontorijuht või assistent, kes tegeleb sellega lisaks põhitööle. Tal ei ole aega helistada viiele kohale ja küsida viit asja. Ta tahab:

• ühte selget hinda inimese kohta või kogusummat;
• teada, kas mahutad kogu grupi, ööbimisega või ilma;
• teada, mis juhtub, kui sajab;
• vastust kiiresti, sest juhtkond ootab otsust.

Kui sinu vastus on põhjalik, selge ja kiire, on sul võimalus võita ka siis, kui sa pole kõige odavam.

Mida suvepäevade päring tavaliselt sisaldab

Enamik päringuid sisaldab sarnaseid küsimusi. Valmista vastused ette ja kirjuta need üles.

1. Kuupäev ja kas see on paindlik (reede–laupäev, kogu nädalavahetus).
2. Osalejate arv, tihti ligikaudne ja see muutub.
3. Ühe päeva või öömajaga.
4. Toitlustus: lõunasöök, õhtusöök, grill, hommikusöök, eridieedid.
5. Tegevused: meeskonnamängud, sport, töötuba, saun.
6. Ruum: koosolek hommikul, ühine õhtu, esinejad.
7. Eelarve. Mõni ütleb, mõni mitte.

Ürituskoha jaoks on tavaline viga vastata ainult ruumi hinnaga. Korraldaja vajab kogu pilti.

Majutus

Kui sinu majas on ööbimiskohti, kirjuta täpselt:

• mitu voodikohta on kokku ja kuidas need on jaotatud tubadesse;
• mis on hinnas (voodipesu, hommikusöök);
• kas on ühe- ja kahekohalisi tube või ainult ühiskambreid;
• sisse- ja väljaregistreerimise kellaaeg.

Kui sa ise majutust ei paku, anna nimekiri lähedalasuvatest kohtadest ja ütle, kas oled nendega koostööd teinud. Ära luba midagi, mida sa kontrollida ei saa. Majutusega seotud käibemaksu küsimuste kohta küsi raamatupidajalt, sest reeglid võivad olla teised kui ruumirendil. Üldist hinnavaadet vaata artiklist käibemaks ruumirendil.

Toitlustus

Suvepäevadel on toitlustus sageli suurim kuluartikkel. Valmista ette 2–3 paketti:

• Lihtne: lõuna ja kohvipaus.
• Täis: hommikusöök, lõuna, õhtusöök ja snäkid.
• Grill: õhtu väljas, lisaks kokk või grillmeister.

Kirjuta iga paketi juurde hind inimese kohta, miinimumkülaliste arv ja eridieetide käsitlemine. Vaata täpsemalt artiklit seminari toitlustusest.

Tegevused

Korraldaja ei oota, et sa kõike ise teed, kuid ootab ideid. Nimekiri sellest, mida sinu koht pakub või suudab vahendada, on väga väärtuslik:

• väljas: võistlusmängud, rannavõrkpall, orienteerumine;
• sees: töötuba, viktoriin, laulmine;
• lõõgastus: saun, ujumine, jalutuskäik;
• mida vajab eraldi tellimist ja kes seda teeb (sina või partner).

Kui tegevuse pakub partner, tee selge, kes vastutab ja kuidas hind kujuneb. Kliendile peaks see olema üks summa, mitte kaks eraldi arvet erinevatelt inimestelt.

Vihmaplaan

See on küsimus, mida iga mõistlik korraldaja esitab: "Mis siis, kui sajab?" Kui sul on valmis vastus, tekitab see usaldust.

• Millises ruumis mahub kogu grupp sisse?
• Kas tegevused saab viia sisse või on vaja alternatiivi?
• Kas grill ja õhtusöök saavad toimuda katuse all?
• Kas hind muutub, kui plaan vahetub?

Kirjuta vihmaplaan pakkumisse eraldi lõiguna. Isegi kui ilm on ilus, näitab see, et sa oled asja läbi mõelnud.

Üks pakkumine kõigele

Parim, mida sa suvepäevade päringule pakkuda saad, on ühe dokumendi kujul pakkumine, mis hõlmab kõike. Selles on:

1. Üritus: kuupäevad, kellaajad, osalejate arv.
2. Ruumid ja majutus.
3. Toitlustus päevade ja söögikordade kaupa.
4. Tegevused.
5. Vihmaplaan.
6. Hind: ridade kaupa, kokku käibemaksuga ja ilma.
7. Kehtivus ja ettemaks. Vaata ettemaksu ja tühistustingimuste artiklit.

Pakkumise ülesehitust selgitab hinnapakkumise artikkel. Siin on lisaks tähtis, et suvepäevade kuupäevad on populaarsed ja korraldaja võrdleb tihti mitut kohta. Aja hoidmiseks kasuta lühikest tähtaega ja ütle seda selgelt.

Näide (väljamõeldud numbrid): kui 30 inimesele on pakett "päev ja õhtu" 70 € inimese kohta ilma käibemaksuta, on kokku 2100 € ilma käibemaksuta. Majutus ja tegevused tulevad eraldi ridadena.

Mida kodulehele panna

Suvepäevade korraldaja otsib enne päringut ise. Tee kodulehele eraldi lehekülg või osa "Suvepäevad ja ettevõtte üritused":

• mahutavus ja ööbimiskohtade arv;
• fotod ruumidest ja õuealast;
• toitlustuspaketid;
• tegevuste nimekiri;
• päringuvorm, mis küsib kohe kuupäeva, inimeste arvu ja ööbimist.

Kui sinu koht on kohtade kataloogis, saab korraldaja sind leida asukoha, külaliste arvu ja paigutuse järgi. Mõisatele mõeldud lahendus asub siin.

Levinud vead

• Hind ilma täieliku pildita. Ruumirent on vaid osa.
• Aeglane vastus. Korraldaja ootab otsust, mitte täiuslikku vastust.
• Vihmaplaani puudumine.
• Eridieedid unustatud.
• Osalejate arvu muutumine pole kirjas: kuni millal saab arvu muuta ja mis hinnaga.
• Ettevõtte arveandmeid ei küsita broneerimisel. Vaata e-arve artiklit.

Päevakava näide

Korraldaja hindab, kui pakkumisega kaasneb ligikaudne päevakava. Näide (väljamõeldud):

1. 10.00 saabumine ja kohv.
2. 11.00 koosolek või töötuba ruumis.
3. 13.00 lõunasöök.
4. 14.30 meeskonnamängud väljas (vihma korral sees).
5. 18.00 grillõhtu.
6. 21.00 saun ja vaba õhtu.

Päevakava ei pea olema kohustuslik, aga see aitab kliendil ette kujutada ja sul näha, millal on vaja personali, tehnikat ja toitu.

Kuidas vastata, kui eelarve on väike

Mõnikord on eelarve väiksem kui sinu tavapakett. Ära loobu kohe. Paku kahte varianti: põhivariant (näiteks ainult päev, lihtsam toitlustus) ja täiendatud variant. Võid pakkuda ka soodsamat kuupäeva, näiteks argipäeva või hooaja äärt. Ausalt öeldes jääb osa päringuid sellegipoolest ära, ja see on normaalne. Tähtis on, et klient mäletab sind selge ja viisaka vastusega.

Ettevalmistus enne hooaega

Suvepäevade päringud tulevad tihti kevadel ja varakevadel. Enne seda kontrolli üle: fotod on värsked, hinnakiri ja paketid on kirjas, vihmaplaan on olemas ning partnerite kontaktid on korras. Hooajahinna kohta vaata artiklit hooajahinnad.

Kuidas Saalo seda toetab

Saalo aitab koguda suvepäevade päringu üheainsa vormiga: kuupäev, külaliste arv, menüüvalikud, lisad. Hind arvutatakse sinu reeglitest, pakkumise teksti mustandi kirjutab AI ja vaikimisi vaatab töötaja selle enne saatmist üle. Toetatud on menüüd ja toitlustusvalikud, ruumide paigutused ja ürituspäeva ajakava. Vaata funktsioone.