Korduvbroneeringud: hobigrupid, koolitused ja kursused ühes kalendris

Korduvbroneeringud on ruumi broneeringud, mis kordusid iga nädal samal ajal: tantsuring teisipäeviti, koorirõõm neljapäeviti, keeltekursus kolm korda nädalas. Kui neid hoida käsitsi, kulub aega ja tekivad vead. Siin on, mida korduvate broneeringute juures läbi mõelda, et kalender püsiks korras.

Kes korduvbroneeringuid vajab

Korduvad ajad on tavalised eelkõige kohtades, kus ruum on enamasti hõivatud regulaarse tegevusega:

• kultuurikeskused ja rahvamajad: ringid, kooride proovid, tantsurühmad, näitering;
• koolid ja huvikoolid: trennid pärast tunde, kursused, lapsevanemate koosolekud;
• koolitusfirmad: mitmepäevased kursused, kus ruum on vaja sama kellaajaga mitu nädalat;
• spordi- ja tantsustuudiod.

Nendes kohtades on enamik kalendrist täidetud sarjadega. Üksikud üritused, nagu sünnipäevad ja koosolekud, mahutatakse nende vahele. Seega on just sari see, mille korras hoidmine määrab, kui hästi ülejäänud ruum müüdav on.

Mis võib sarjade juures viltu minna

Sari kantakse käsitsi sisse

Kui ringi kümme kuud kordust kantakse kalendrisse ühe-haaval, on see tüütu ja vigu on lihtne teha. Üks kahe nädala vahe, ja uus broneering lööb vastu vanu.

Erandid

Riigipüha, kooli vaheaeg, remont, juhendaja haigestumine: sari ei kordu iga nädal mitte alati. Kui erandeid ei saa märkida, jääb kalendrisse ruum, mida keegi ei kasuta, ja uusi kliente ei saa sinna panna.

Sari vs üksikud ajad

Mõnel hobigrupil on sari, mõnel mitte: "tuleme, kui jõuame". Pane need kokkuleppes kirja eri moodi. Sari peab olema selge ja kinnitatud, ühekordsed ajad võivad olla sõbralikum kokkulepe.

Kattumine uue sündmusega

Kõige piinlikum on see, kui pulma- või sünnipäevaklient broneerib saali, mille teisipäevane ring kasutab juba aastaid. Kui sari on kalendris, ei lase süsteem sellele ajale uut broneeringut panna. Kui sari on kellegi peas või paberil, saabub ootamatu üllatus.

Kuidas korduvat broneeringut kokku leppida

Enne kui sa sarja kinnitad, pane kirja:

1. Ruum, nädalapäev ja kellaaeg (algus ja lõpp, koos puhveraegadega).
2. Algus- ja lõppkuupäev. Ära tee lõputut sarja: lepi hooaeg kokku, näiteks sügis kuni jõuludeni.
3. Erandid: kas riigipühad ja koolivaheajad jäävad vahele?
4. Hind: tunnihind, kuutasu või semestri hind. Kas arve tuleb korraga või kord kuus?
5. Ärajätmine: kui grupp ei saa tulla, kui vara tuleb sellest teada anda ja kas aeg läheb kaduma?
6. Kontaktisik: kes grupi nimel kokkuleppe eest vastutab.
7. Pikendamine: millal sa uue hooaja kohta küsid.

Selline nimekiri sobib kokkuleppe lisaks. Täpse juriidilise sõnastuse pärast küsi oma juristilt.

Hinnastamine: mida teha sarjaga

Sarja hind võib olla mitut liiki:

• tunnihind korda tundide arv. Lihtsaim, hästi mõistetav.
• soodsam hind pikemaks perioodiks. Regulaarne klient annab sulle stabiilse sissetuleku, nii et väike soodustus on põhjendatud.
• kuutasu. Lihtne arvele panna, aga kokku tuleb leppida, mis siis, kui kuus on rohkem või vähem kordi.
• tasuta või sümboolne hind kohalikele ringidele. Kui sinu omanik (näiteks vald või linn) nii otsustab, pane see siiski kirja, et kõik oleks läbipaistev.

Kui hinnad on kirjas reeglina, ei pea sa neid igal korral uuesti läbi rääkima. Näidis, kuidas hinnakirja üles ehitada: ruumide rendi hinnakiri.

Näide: kolm sarja ühes saalis

Näide, väljamõeldud ajad. Väikese kultuurimaja saal on nädalas nii hõivatud:

Selline struktuur näitab midagi olulist: esmaspäevad kuni neljapäevad on stabiilsed sarjad ja nädalavahetus on müüdav. Kui sari on kalendris, näed kohe, millised ajad on päriselt vabad. Teemast lähemalt: kultuurimaja saali rent.

Ootenimekiri ja vabanevad ajad

Kui üks sari lõpeb või grupp loobub, vabaneb aeg. Kui sul on ootel inimesi, kes on küsinud sama aega, anna neile kohe teada. Ootenimekiri tähendab, et vabanenud aeg ei seisa tühjalt. Kui sul seda pole, hakka vähemalt päringuid, millele vastasid "praegu on kõik täis", kuhugi kirja panema.

Kuidas sari alustada uue hooajana

Sügisel ja kevadel on korduvate broneeringute kõrgaeg. Hea töökord on selline:

1. Kaks kuud enne hooaega küsi kõigilt olemasolevatelt gruppidelt, kas nad jätkavad ja millal.
2. Kinnita jätkajate ajad enne, kui uusi kliente vastu võtad. Neil on eelis ja see on aus.
3. Vaata, mis jäi vabaks, ja pane need ajad müüki.
4. Anna uutele gruppidele vastus kiiresti, sest ka nemad otsivad mitmest kohast.
5. Pane hooaja lõpp kalendrisse nähtavale, et uue sarja alguses poleks küsimusi.

Mida teha, kui grupp tahab muuta aega

Grupp küsib: "Kas saaksime sellest nädalast alates tulla kella 19 asemel 18?" Seda küsimust ei tohi lahendada kõrvalt telefonis. Vaata kõigepealt kalendrit: kas uus aeg on vaba kogu sarja jooksul? Kui jah, muuda kogu sari korraga, mitte üksikuid kordi. Kui mitte, paku lähimat vaba aega või ootenimekirja. Teata muutusest kõigile osapooltele, sh kooli või keskuse hooldajale, kes ruumi lahti teeb.

Arveldamine sarja puhul

Sarja arveldus on eraldi teema. Kolm levinud varianti: arve iga kord pärast, arve kord kuus kokkulepitud tundide eest või arve terve hooaja eest ette. Kord kuus on tavaliselt mõlemale poolele mugavaim, sest klient näeb kokkuvõtet ja sul on vähem arveid. Kirjuta kokkuleppesse, mis juhtub ärajäänud kordadega ja kes arve saab: ring, kool või konkreetne inimene. Kui arve läheb juriidilisele isikule, küsi rekvisiidid kohe alguses.

Kuidas Saalo korduvaid broneeringuid toetab

Saalos on korduvbroneeringud ja ootenimekiri olemas. Andmebaas ei luba samale ruumile kattuvat broneeringut, nii et uus päring ei pääse sarja peale. Päringuvorm kodulehel näitab ainult vabu aegu ja hinnareeglid (tunni-, päeva- ja pakettihinnad, lisad) arvutavad kliendile kohe hinnangu. Kultuurikeskustele ja rahvamajadele on eraldi leht: kultuurikeskuste lahendus. Hinnad leiad siit: 30-päevane tasuta proov, kaarti pole vaja.