MUSTAND — vajab juristi ülevaatust enne päris kliendiandmete kasutamist
Privaatsusteade (mustand)
Hõbekase Saalid
1. Kes sinu andmeid töötleb
Asutus „Hõbekase Saalid“ ei ole veel oma ettevõtte andmeid (juriidiline nimi, registrikood, aadress) sisestanud, seepärast ei saa me neid siin näidata. Sinu päringu ja broneeringu andmete vastutav töötleja on see asutus. Küsimuste ja õigustega seotud taotluste jaoks kirjuta asutusele: demo-owner@hobekase.invalid.
Broneerimissüsteemi Saalo osutab asutusele [Codename OÜ legal name - owner to confirm] (registrikood [Codename OÜ registry code - owner to supply], [Codename OÜ address - owner to supply], [Codename OÜ contact email - owner to supply]), kes töötleb neid andmeid asutuse volitatud töötlejana ja asutuse juhiste järgi.
2. Milliseid andmeid töödeldakse ja kust need pärinevad
- Päring ja broneering: nimi, e-post, telefon, ettevõte ja registrikood, ürituse aeg, osalejate arv, sõnumid ja märkused. Asutus saab need sinult või sinu ettevõttelt.
- Pakkumine ja arveldus: pakkumise sisu, summad, maksete olek, arved.
- Pakkumise kinnitamine (kui asutus on avaldanud tingimused): nimi, e-post, aeg, IP-aadress ja brauseri andmed, kinnitatud tingimuste versioon.
- Osalejad: nimi, e-post, osalemise vastus, toitumise erisoovid. Asutus saab need ürituse korraldajalt või sinult kutse lingi kaudu.
- Kinkekaart: ostja nimi ja e-post, saaja nimi ja tervitus. Saaja andmed saab asutus ostjalt.
- Ootenimekiri (sinu nõusolekul), ruumi vaatamine ja tagasiside (hinnang, kommentaar).
- SMS-teated: telefoninumber, kui asutus kasutab oma SMS-teenusepakkujat.
- Päringu allikas: kust lehele jõudsid (utm-parameetrid, viitava lehe aadress).
- Uudiskiri: nimi ja e-post, ainult sinu nõusolekul.
3. Eesmärgid ja õiguslik alus
| Eesmärk | Õiguslik alus (IKÜM art 6 lg 1) |
|---|---|
| Päringule vastamine, pakkumine, broneeringu täitmine, kui oled ise lepingupool | p b (leping või lepingueelsed toimingud) |
| Sama, kui oled ettevõtte kontaktisik või ürituse osaleja | p f: asutuse huvi täita lepingut sinu ettevõtte või korraldajaga |
| Broneeringu meeldetuletused ja korralduslikud teated | p b; muul juhul p f: üritus peab sujuma |
| Pakkumise kinnituse tõendamine (aeg, IP, brauser) | p f: asutuse huvi tõendada lepingu sõlmimist |
| Tagasiside küsimine pärast üritust | p f: teenuse parandamine |
| Ootenimekiri | p a (nõusolek) |
| Päringu allika statistika | p f: asutuse huvi teada, kust päringud tulevad |
| Raamatupidamise ja maksuseadustest tulenevad kohustused | p c |
| Süsteemi turvalisus ja kuritarvituste ennetus | p f: andmete ja teenuse kaitse |
| Uudiskiri | p a; võid nõusoleku igal ajal tagasi võtta |
Asutus võib määrata, et teatud broneeringud kinnitatakse automaatselt asutuse reeglite alusel, ilma töötaja osaluseta. Sel juhul on sul õigus pöörduda asutuse töötaja poole, esitada oma seisukoht ja vaidlustada otsus.
Tundlikud andmed. Toitumis- ja allergiaandmed võivad näidata sinu terviseseisundit. Palun ära kirjuta vabateksti väljadele terviseandmeid, mida asutus ei vaja. Kui sinu eest täidab andmed ürituse korraldaja, peab ta selleks olema sinuga kokku leppinud.
4. Kellele andmeid edastatakse
Saalo teenusepakkujad (alltöötlejad):
- Hetzner Online GmbH, Saksamaa: majutus ja andmebaas.
- Resend: e-kirjade saatmine ja vastuvõtt.
- Anthropic: tehisintellekti assistent, ainult kui asutus seda kasutab (vt allpool).
Teenused, mille asutus on ise ühendanud (ainult kui asutus neid kasutab): Montonio (maksed); Mailchimp (uudiskiri, ainult sinu nõusolekul); asutuse SMS-teenuse pakkuja; Google Calendar ja Microsoft Outlook (broneeringu aeg, ruum, külaliste arv ja pealkiri või nimi asutuse kalendris); Slack ja Microsoft Teams (broneeringu teade asutuse töötajatele koos sinu nimega); raamatupidamis- ja e-arve tarkvara (arve saaja andmed); asutuse enda liidestused. Asutus saab sulle öelda, millised neist tal kasutusel on.
Tehisintellekti assistent. Kui asutus assistenti kasutab, võidakse Anthropicule edastada sinu sõnumi, päringu või muudatustaotluse vaba tekst (kuni 6000 märki), e-teel saadetud päringu teema ja sisu, ürituse andmed (aeg, ruumid, osalejate arv, lisateenused, menüüd ja toitumise koondarvud) ning töötajate märkused. Sinu nime, e-posti, telefoni ja ettevõtte välju eraldi ei edastata. Enne edastamist asendatakse vabatekstis e-posti aadressid ja telefoninumbrid, kuid e-kirja teemas, ürituse pealkirjas ja vabatekstis võib olla nimesid ja muid isikuandmeid, seega ära kirjuta sinna tundlikke andmeid. Assistent ei määra hindu ega kinnita broneeringuid.
Andmeid ei müüda.
5. Andmete edastamine väljapoole Euroopa Majanduspiirkonda
Resend (USA) ja Anthropic (USA) töötlevad andmeid peamiselt USA-s. Mailchimp (USA) saab andmeid ainult siis, kui asutus uudiskirja kasutab ja sa selleks nõusoleku andsid. Edastamise kaitsemeetmed (standardlepingutingimused või piisavuse otsus) on juristi kinnitada; kaitsemeetmete kohta küsi asutuselt.
6. Säilitamine
- Kliendi nimi ja kontaktandmed anonüümitakse, kui viimase broneeringu lõpust on möödunud 36 kuud ja tulevasi broneeringuid pole. Asutus võib seda perioodi oma seadetes muuta. Päringute algtekst ning saadetud e-kirjade ja SMS-ide sisu tühjendatakse sama arv kuid pärast nende loomist.
- Osa vabateksti välju (nt broneeringu pealkiri ja märkused) võib jääda alles; palu asutusel need kustutada.
- Raamatupidamise algdokumendid (arved) säilivad seaduses nõutud 7 aastat.
- Sisselogimislingid kustutatakse 7 päeva pärast kasutamist või aegumist.
7. Sinu õigused
Sul on õigus saada teada, milliseid andmeid sinu kohta töödeldakse, saada neist koopia, lasta neid parandada või kustutada, piirata nende töötlemist ning saada enda esitatud andmed masinloetaval kujul. Kui asutus tugineb nõusolekule, võid selle igal ajal tagasi võtta; see ei mõjuta varasemat töötlemist.
Õigus esitada vastuväide. Kui asutus töötleb andmeid õigustatud huvi alusel, võid igal ajal esitada vastuväite oma olukorrast lähtudes. Otseturunduse vastu võid esitada vastuväite alati.
Taotluse saada asutusele (kontakt on lehe alguses). Kui kirjutad Saalole, edastab Saalo selle asutusele. Asutus vastab ühe kuu jooksul; keerulise taotluse korral võib tähtaeg pikeneda kahe kuu võrra, millest asutus annab teada. Raamatupidamisdokumente ei saa enne seadusest tuleneva tähtaja lõppu kustutada.
Kaebuse saad esitada Andmekaitse Inspektsioonile (www.aki.ee) või oma elukohariigi järelevalveasutusele.